Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru pośrednika usług noclegowych na terenie całego kraju, na potrzeby szkoleń w ramach projektu „Program wzmocnienia efektywności systemu nadzoru pedagogicznego i oceny jakości pracy szkoły, etap 3”.

Warszawa, 28/04/2015r.

I.    ZAMAWIAJĄCY:
Era Ewaluacji Sp. z o.o.
ul. Żurawia 26/4
00-515 Warszawa

II.    PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług noclegowych na terenie całego kraju w ramach projektu „Program wzmocnienia efektywności systemu nadzoru pedagogicznego i oceny jakości pracy szkoły, etap 3”, realizowanego przez Erę Ewaluacji Sp. z o.o. w partnerstwie z Ośrodkiem Rozwoju Edukacji oraz Uniwersytetem Jagiellońskim w ramach III Priorytetu Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Działanie 3.1 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie noclegów na potrzeby trenerów. Zamawiający w okresie maj – listopad 2015r. planuje na terenie całego kraju przeprowadzić zamówić ok. 90 noclegów dla trenerów. Szkolenia będą odbywały się we wszystkich województwach w kraju. Szkolenia odbywać się będą w szkołach. Na każdym szkoleniu będzie jeden lub dwóch trenerów.
Terminy szkoleń oraz miejsce (miejscowość) ich organizacji a tym samym zapotrzebowanie na noclegi będą każdorazowo uzgadniane między Zamawiającym a Wykonawcą w okresie nie krótszym niż na 4 dni przed planowym szkoleniem. Zamawiający szacuje że w okresie maj – listopad 2015r. będzie chciał zamówić u Wykonawcy 90 noclegów. Noclegi każdorazowo muszą być w ośrodkach profesjonalnie świadczących usługi noclegowe, w standardzie z kolacją i śniadaniem. W pokojach jednoosobowych z osobną łazienką i toaletą. Pokój nie może być mniejszy niż 10 m². Musi mieć dostęp do światła dziennego. W pokoju musi być zapewniony dostęp do bezpłatnego Internetu. Pokój musi być wyposażony w TV. Trenerzy muszą mieć każdorazowo zapewniony bezpłatny parking na samochód na terenie ośrodka, w którym nocują. Za bezpieczeństwo samochodu w takim przypadku odpowiada ośrodek. Ośrodek noclegowy – ze względu na możliwość dojazdu do niego trenera w godzinach wieczornych i nocnych – musi mieć 24 godz. recepcję. Ośrodek noclegowy każdorazowo nie może być oddalony od miejsca przeprowadzenia szkolenia dalej niż 10 km. W przypadku kiedy w odległości 10 km. od miejsca przeprowadzenia szkolenia nie ma żadnego ośrodka spełniającego wymagania niniejszego zapytania ofertowego, Wykonawca będzie zobowiązany zapewnić odpowiedni ośrodek w odległości nie większej niż 20 km. W takiej sytuacji Zamawiający będzie musiał każdorazowo wyrazić na to zgodę. Wykonawca w terminie nie późniejszym niż na 2 dni przed planowanym noclegiem prześle wiadomością e-mail Zamawiającemu informację o miejscu zarezerwowanego noclegu bądź noclegów. Wykonawca poda Zamawiającemu nazwę zarezerwowanego ośrodka, dokładny adres, adres strony www ośrodka na której można znaleźć informacje (np. zdjęcia pokoi) jeżeli ośrodek posiada stronę www oraz wszelkie inne informacje niezbędne do wykonania usługi w tym nr kontaktowy do ośrodka.
Słownik Zamówień (CPV):
- 55110000-4 – hotelarskie usługi noclegowe.

III.    TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA:
Usługa będzie świadczona w okresie maj – listopad 2015r.

IV.    WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:
1.    Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane z Zamawiającym osobową lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Wykonawcą a Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, polegające w szczególności na:
- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
- posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
- pozostawania w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
2.    Wykonawca musi zapewnić kompleksowo usługę, o której mowa w pkt. II Zapytania ofertowego. Wykonawca może korzystać z usług podwykonawców, jakkolwiek odpowiada za nie jak za swoje.
3.    Wykonawca musi posiadać aktualną polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, na sumę ubezpieczeniową nie niższą niż 50 000,00 PLN. Posiadanie polisy ubezpieczeniowej będzie weryfikowane w momencie podpisywania umowy. Okres obowiązywania polisy nie może krótszy niż okres realizacji usługi.

V.    DOKUMENTY WYMAGANE PRZY ZŁOŻENIU OFERTY:
Wypełniona oferta cenowa na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, z podpisanymi oświadczeniami.

VI.    KRYTERIUM OCENY OFERTY:

Cena =    100 pkt.

VII.    SPOSÓB OCENY OFERT:
Punkty za kryterium „cena” zostaną obliczone wg następującego wzoru:

Cena ofertowa brutto oferty najtańszej / Cena ofertowa brutto oferty badanej X 100 = ilość punktów

VIII.    OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY:
1.    Oferta musi być sporządzona w języku polskim, na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1.
2.    Wartość oferty musi być wyrażona w cenach brutto w PLN dla całości zamówienia oraz dla cen jednostkowych, zgodnie z Załącznikiem nr 1.
3.    Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych oraz częściowych.
4.    Zamawiający poprawi w ofertach błędy rachunkowe. Podstawą do poprawienia błędów rachunkowych będą ceny jednostkowe podane przez Oferentów.
5.    Złożenie oferty niepoprawnej formalnie (oferty wariantowej lub częściowej, bez podania cen brutto, nie wypełnionej we wszystkich częściach formularza ofertowego, nie odpowiadającej specyfikacji określonej w części II, etc.) skutkować będzie odrzuceniem oferty.

IX.    TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT:
1.    Ofertę można składać w formie elektronicznej na adres: a.domanski@eraewaluacji.pl, osobiście, kurierem lub pocztą tradycyjną na adres:
Era Ewaluacji Sp. z o.o.
ul. Żurawia 26/4
00-515 Warszawa
2.    Ofertę należy złożyć do dnia 14 maja 2015r. O terminie wpłynięcia oferty decyduje data dostarczenia oferty do siedziby Zamawiającego lub dotarcie oferty na ww. adres e-mail. Oferty składane osobiście przyjmowane będą do godz. 16:00.
3.    Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

X.    TRYB UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ:
1.    Każdy Oferent ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści przedmiotowego zapytania ofertowego w terminie do 14 maja 2015r. Pytania Oferenta muszą być sformułowane na piśmie i wysłane elektronicznie na adres e-mail: a.domanski@eraewaluacji.pl.
2.    Zamawiający niezwłocznie udzieli odpowiedzi i odeśle ją w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w zapytaniu.

XI.    TRYB I TERMIN OGŁOSZENIA WYNIKÓW POSTĘPOWANIA:
1.    Wszyscy Oferenci, którzy złożą swoje oferty zostaną powiadomieni o wynikach postępowania, a wybrany Oferent dodatkowo zostanie poinformowany o terminie i miejscu podpisania umowy.
2.    Wyniki wyboru Oferenta zostaną wysłane najpóźniej w dniu 18 maja 2015r.

XII.    UWAGI:
1.    Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.).
2.    Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności w rozumieniu Wytycznych Zasady Finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
Załącznik nr 1_Formularz ofertowy

Załącznik nr 2_Wzór umowy