zapytanie ofertowe dot. usługi hotelowej_06.10.
PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług noclegowych, gastronomicznych, usług polegających na wynajmie sal szkoleniowych oraz transportu uczestników szkoleń w ramach projektu „Ewaluacja programu Spójrz Inaczej” w ramach realizacji zadania nr 34/29/3.2.1.1/17/DRM w ramach Celu Operacyjnego nr 2 Profilaktyka i rozwiązywanie problemów związanych z używaniem substancji psychoaktywnych, uzależnieniami behawioralnymi i innymi zachowaniami ryzykowanymi. Zadanie 29/3.2.1.1/17/DRM Ewaluacja programów profilaktycznych z obszaru profilaktyki uniwersalnej opartych na naukowych podstawach.
Całość usługi musi być zrealizowana w jednym miejscu oraz na terenie jednego ośrodka. Sale wykładowe, noclegowe oraz miejsce, w którym będą podawane posiłki muszą być zlokalizowane w tym samym obiekcie lub na terenie tego samego ośrodka. Ośrodek musi być zlokalizowany w Warszawie lub okolicach miasta w odległości nie przekraczającej 40 km od Dworca Centralnego PKP, na terenie Warszawy lub powiatów: warszawskiego zachodniego, pruszkowskiego, nowodworskiego lub piaseczyńskiego. Odległość maks. 40 km rozumiana jest jako odległość liczona według dostępnych dróg publicznych.
Usługa polega na zapewnieniu 2 noclegów, 2 sal szkoleniowych, wyżywienia i transportu uczestników z i do dworca Centralnego w Warszawie dla grupy około 50 osób wykonana zostanie w terminie 20-22.10.2017 według następującego harmonogramu:
Dzień I (20.10.2017)
10.15 – Transport uczestników z Dworca Centralnego, jeśli hotel jest poza Warszawą
11.00-11.30 – kawa i herbata na powitanie
11.30-12.00 - wykład dla wszystkich uczestników łącznie
12.00 – 13.00 – sesje warsztatowe w 2 grupach
13.00 – 14.00 – Obiad
14.30 – 16.00 – sesje warsztatowe w 2 grupach
16.00-16.15 – przerwa kawowa
16.15 – 17.45 – sesje warsztatowe w 2 grupach
17.45-18.00 – przerwa kawowa
18.00-19.30 – sesje warsztatowe w 2 grupach
19.30-20.15 – kolacja
II dzień – (21.10.2017)
Śniadanie
8.30 – 10.00 – sesje warsztatowe w 2 grupach
10.00-10.15 – przerwa kawowa
10.15 – 11.45 – sesje warsztatowe w 2 grupach
11.45 – 12.00 – przerwa kawowa
12.00-13.30 - sesje warsztatowe w 2 grupach
13.30 – 14.30 – Obiad
14.30 – 16.00 – sesje warsztatowe w 2 grupach
16.00 – 16.15 – przerwa kawowa
16.15-18.30 – sesja w dużej sali ze stolikami w układzie kawiarnianym
18.30 – 19.15 – kolacja
18.45 – odjazd I busa/autokaru jeśli hotel jest poza Warszawą
19.15 – 20.30 – sesje warsztatowe w 2 grupach.
III dzień – (21.10.2017)
08.00 – 8.30 śniadanie
8.45 – odjazd II busa/autokaru jeśli hotel jest poza Warszawą
Ponadto Wykonawca musi spełnić wszystkie opisane poniżej warunki:
1. Infrastruktura szkoleniowa:
Wykonawca zapewni odpowiednią infrastrukturę umożliwiającą realizację programu spotkania dla zgłoszonej liczby osób.
Hotel musi dysponować minimum dwoma odpowiednimi salami szkoleniowymi/konferencyjnymi dla dwóch grup liczących po ok 25 osób (ustawienie krzeseł w podkowę, stoliki do pracy w grupach na zewnątrz podkowy).
Wszystkie sale powinny znajdować się w tym samym budynku na tym samym piętrze, tak by uczestnicy szkolenia z obu grup mieli łatwy kontakt ze sobą podczas przerw.
Każda sala musi być wyposażona w: klimatyzację, dostęp do bezprzewodowego Internetu, dostęp do światła dziennego z możliwością zaciemnienia okien, np. roletami, żaluzjami. Powierzchnia okien z możliwością otwierania w każdej sali nie mniejsza niż 15 m2, sprzęt szkoleniowy i multimedialny, tj. m.in.: laptop kompatybilny z projektorem multimedialnym, nagłośnienie sali, tablicę flipchart z papierem i flamastrami, ekran projekcyjny o rozmiarze zapewniającym czytelność prezentowanych materiałów multimedialnych, obsługę techniczną dostępną podczas trwania spotkania. Przynajmniej jedna sala powinna mieć udogodnienia dla osób niepełnosprawnych
2. Miejsce noclegowe i transport:
Wykonawca zapewni:
- nocleg dla około 50 osób w obiekcie o standardzie trzygwiazdkowym lub w obiekcie spełniającym kryteria obiektu trzygwiazdkowego w pokojach dwuosobowych oraz 3 osobowych. Pokoje będą wyposażone w dostęp do bezprzewodowego Internetu oraz łazienkę.
- odpowiednio przygotowane pokoje dla osób z niepełnosprawnością, poruszających się na wózkach (min. 2 pokoje).
- dostęp dla uczestników do części wspólnej obiektu z meblami umożliwiającymi relaks dla użytkowników, z dostępem do terenu zielonego, z możliwością użytkowania sprzętu telewizyjnego.
- bezpłatny parking dla uczestników szkolenia.
- bezpłatny dostęp do Wi-Fi.
- bezpłatny transport z i do Dworca Centralnego w Warszawie dla Uczestników szkolenia, którzy zgłoszą taką potrzebę.
3. Wyżywienie:
Wykonawca zapewni wyżywienie dla około 50 osób w każdym dniu spotkania według załączonego wyżej harmonogramu.
Zamawiający przewiduje możliwość zwiększenia zamówienia w stosunku do planowanej w Zapytaniu ofertowym liczby szkoleń w trakcie obowiązywania umowy. Każde zwiększenie zakresu zamówienia będzie każdorazowo uzgadniane z Wykonawcą. Wykonawca będzie miał obowiązek realizować dodatkowe zamówienia po stawkach jednostkowych zgodnie z Formularzem cenowym złożonym w Ofercie oraz na zasadach i w standardzie określonych w powyższym opisie przedmiotu zamówienia. Całkowita wartość zamówień dodatkowych nie może przekroczyć 50% wartości zamówienia podstawowego.
Słownik Zamówień (CPV):
- 55110000-4 – hotelarskie usługi noclegowe;
- 55120000-7 – usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji;
- 55300000-3 – usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków.
III TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA:
Usługa będzie świadczona w okresie: 20 do 22 października 2017r.
IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:
- Wykonawca ubiegający się o zamówienie musi dysponować bazą lokalową odpowiadającą parametrom technicznym określonym w części II zapytania ofertowego.
- Poprzez dysponowanie bazą lokalową rozumie się posiadanie prawa własności, współwłasności, zarządzania, etc. obiektem hotelowo-konferencyjnym.
- Wykonawcy ubiegający się o zamówienie zobowiązani są do wskazania w ofercie obiektu, w którym realizowane będą usługi objęte zapytaniem ofertowym.
- W przypadku ofert składanych przez agencje czy pośredników, nie posiadających bezpośredniego prawa do dysponowania wskazanym w ofercie obiektem, Wykonawca do oferty musi dołączyć kopię umowy zawartej z dysponentem obiektu dotyczącą współpracy lub kopie innego dokumentu wyrażającego zgodę przez dysponenta obiektu na organizację szkoleń w obiekcie, którego jest właścicielem.
- Udzielenie zamówienia nie mogą się ubiegać wykonawcy powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Wykonawcą a Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, polegające w szczególności na:
- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
- posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
-pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
-pozostawania w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
V. DOKUMENTY WYMAGANE PRZY ZŁOŻENIU OFERTY:
- Wypełniona oferta cenowa na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, z podpisanymi oświadczeniami.
- Zdjęcia sal szkoleniowych (po 2 zdjęcia każdej sali z różnych perspektyw).
- Kopia umowy z właścicielem obiektu lub innego dokumentu wyrażającego zgodę przez dysponenta obiektu na organizację szkoleń w obiekcie, którego jest właścicielem w przypadku ofert składanych przez agencje, pośredników, etc.
- I. KRYTERIUM OCENY OFERTY:
| Lp. | Kryterium | Maksymalna ilość punktów |
| 1 | Cena. | 70 pkt. |
| 2 | Wielkość sal szkoleniowych: za 1 salę szkoleniową o powierzchni ponad 80m2 – 10 pkt, za 2 sale szkoleniowe powyżej 80m2 – 20 pkt | 20 pkt. |
| 5. | Miękkie krzesła w salach szkoleniowych dla wszystkich uczestników | 10 pkt. |
| RAZEM: | 100 pkt. | |
KRYTERIUM OCENY OFERTY:
Lp. Kryterium
Maksymalna ilość punktów
1 Cena – 70 pkt.
2 Sale szkoleniowe powyżej 80 m2 – po 10 pkt. za każdą salę
5. Miękkie krzesła w salach szkoleniowych – 10 pkt.
RAZEM: 100 pkt.
SPOSÓB OCENY OFERT:
Cena.
Punkty za kryterium „cena” zostaną obliczone wg następującego wzoru:
Cena ofertowa brutto oferty najtańszej
X 70 = ilość punktów
Cena ofertowa brutto oferty badanej
Cena ofertowa brutto powinna zostać wyliczona wg następującego wzoru:
(A + 2B + 2C + 2D + E) = cena ofertowa brutto
gdzie:
A - to koszt brutto wynajęcia dwóch sal szkoleniowych na dwa dni szkolenia obliczany według następującego wzoru:
B – cena brutto noclegu ze śniadaniem dla 1 osoby
C – cena brutto obiadu dla 1 osoby
D – cena brutto kolacji dla 1 osoby
E – cena brutto serwisu kawowego dla jednej osoby w czasie I i II dnia szkolenia
VI OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY:
- Oferta musi być sporządzona w języku polskim, na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1.
- Wartość oferty musi być wyrażona w cenach brutto w PLN dla całości zamówienia oraz dla cen jednostkowych, zgodnie z Załącznikiem nr 1.
- Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych.
- Zamawiający poprawi w ofertach błędy rachunkowe. Podstawą do poprawienia błędów rachunkowych będą ceny jednostkowe podane przez Oferentów.
- Złożenie oferty niepoprawnej formalnie (oferty wariantowej, bez podania cen brutto, nie wypełnionej we wszystkich częściach formularza ofertowego, nie odpowiadającej specyfikacji określonej w części II, bez kompletu załączników, o których mowa w części V, etc.) skutkować będzie odrzuceniem oferty.
VII TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT:
- Ofertę można składać w formie elektronicznej na adres: t.kochan@eraewaluacji.pl,
- Ofertę należy złożyć do dnia 13 października 2017r do godziny 12.00. O terminie wpłynięcia oferty decyduje data dotarcia oferty na ww. adres e-mail.
- Zamawiający nie przewiduje przyjmowania ofert składanych osobiście.
Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
VIII TRYB UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ:
Każdy Oferent ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści przedmiotowego zapytania ofertowego w terminie do 11.10.2017r. Pytania Oferenta muszą być sformułowane na piśmie i wysłane elektronicznie na adres e-mail: t.kochan@eraewaluacji.pl.
Zamawiający w ciągu jednego dnia roboczego udzieli odpowiedzi i odeśle ją w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w zapytaniu.
IX TRYB I TERMIN OGŁOSZENIA WYNIKÓW POSTĘPOWANIA:
Wszyscy Oferenci, którzy złożą swoje oferty zostaną powiadomieni o wynikach postępowania, a wybrany Oferent dodatkowo zostanie poinformowany o terminie i miejscu podpisania umowy.
Wyniki wyboru Oferenta zostaną wysłane najpóźniej w dniu 16 października 2017r.
Zamawiający pozostawia sobie możliwość dokonania przed ogłoszeniem wyników, wizji lokalnej ośrodka, który uzyska największą liczbę punktów, w celu zweryfikowania na miejscu informacji zawartych w Ofercie.
X TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
Wykonawca związany jest ofertą przez okres 5 dni licząc od dnia, w którym upływa termin składania ofert.
UWAGI:
Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.).
Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności
Zamawiający zastrzega, że odstąpi od podpisania umowy z Oferentem, którego oferta otrzyma największą liczbę punktów, jeżeli cena oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający planuje przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.