Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru ośrodka szkoleniowego/hotelu w Warszawie lub okolicach miasta na potrzeby szkolenia w ramach projektu: „Ewaluacja programu Spójrz Inaczej”.

zapytanie ofertowe dot. usługi hotelowej_06.10.

PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług noclegowych, gastronomicznych, usług polegających na wynajmie sal szkoleniowych oraz transportu uczestników szkoleń w ramach projektu „Ewaluacja programu Spójrz Inaczej” w ramach realizacji zadania nr 34/29/3.2.1.1/17/DRM w ramach Celu Operacyjnego nr 2 Profilaktyka i rozwiązywanie problemów związanych z używaniem substancji psychoaktywnych, uzależnieniami behawioralnymi i innymi zachowaniami ryzykowanymi. Zadanie 29/3.2.1.1/17/DRM Ewaluacja programów profilaktycznych z obszaru profilaktyki uniwersalnej opartych na naukowych podstawach.

Całość usługi musi być zrealizowana w jednym miejscu oraz na terenie jednego ośrodka. Sale wykładowe, noclegowe oraz miejsce, w którym będą podawane posiłki muszą być zlokalizowane w tym samym obiekcie lub na terenie tego samego ośrodka. Ośrodek musi być zlokalizowany w Warszawie lub okolicach miasta w odległości nie przekraczającej 40 km od Dworca Centralnego PKP, na terenie Warszawy lub powiatów: warszawskiego zachodniego, pruszkowskiego, nowodworskiego lub piaseczyńskiego. Odległość maks. 40 km rozumiana jest jako odległość liczona według dostępnych dróg publicznych.

Usługa polega na zapewnieniu 2 noclegów, 2 sal szkoleniowych, wyżywienia i transportu uczestników z i do dworca Centralnego w Warszawie dla grupy około 50 osób wykonana zostanie w terminie 20-22.10.2017 według następującego harmonogramu:

 

Dzień I (20.10.2017)

10.15 – Transport uczestników z Dworca Centralnego, jeśli hotel jest poza Warszawą

11.00-11.30 – kawa i herbata na powitanie

11.30-12.00  - wykład dla wszystkich uczestników łącznie

12.00 – 13.00 – sesje warsztatowe w 2 grupach

13.00 – 14.00 – Obiad

14.30 – 16.00 – sesje warsztatowe w 2 grupach

16.00-16.15 – przerwa kawowa

16.15 – 17.45 – sesje warsztatowe w 2 grupach

17.45-18.00 – przerwa kawowa

18.00-19.30 – sesje warsztatowe w 2 grupach

19.30-20.15 – kolacja

 

II dzień – (21.10.2017)

Śniadanie

8.30 – 10.00 – sesje warsztatowe w 2 grupach

10.00-10.15 – przerwa kawowa

10.15 – 11.45 – sesje warsztatowe w 2 grupach

11.45 – 12.00 – przerwa kawowa

12.00-13.30  - sesje warsztatowe w 2 grupach

13.30 – 14.30 – Obiad

14.30 – 16.00 – sesje warsztatowe w 2 grupach

16.00 – 16.15 – przerwa kawowa

16.15-18.30 – sesja w dużej sali ze stolikami w układzie kawiarnianym

18.30 – 19.15 – kolacja

18.45 – odjazd I busa/autokaru jeśli hotel jest poza Warszawą

19.15 – 20.30 – sesje warsztatowe w 2 grupach.

III dzień – (21.10.2017)

08.00 – 8.30 śniadanie

8.45 – odjazd II busa/autokaru jeśli hotel jest poza Warszawą

 

Ponadto Wykonawca musi spełnić wszystkie opisane poniżej warunki:

 

1. Infrastruktura szkoleniowa:

Wykonawca zapewni odpowiednią infrastrukturę umożliwiającą realizację programu spotkania dla zgłoszonej liczby osób.

Hotel musi dysponować minimum dwoma odpowiednimi salami szkoleniowymi/konferencyjnymi dla dwóch grup liczących po ok 25 osób (ustawienie krzeseł w podkowę, stoliki do pracy w grupach na zewnątrz podkowy).

Wszystkie sale powinny znajdować się w tym samym budynku na tym samym piętrze, tak by uczestnicy szkolenia z obu grup mieli łatwy kontakt ze sobą podczas przerw.

Każda sala musi być wyposażona w: klimatyzację, dostęp do bezprzewodowego Internetu, dostęp do światła dziennego z możliwością zaciemnienia okien, np. roletami, żaluzjami. Powierzchnia okien z możliwością otwierania w każdej sali nie mniejsza niż 15 m2, sprzęt szkoleniowy i multimedialny, tj. m.in.: laptop kompatybilny z projektorem multimedialnym, nagłośnienie sali, tablicę flipchart z papierem i flamastrami, ekran projekcyjny o rozmiarze zapewniającym czytelność prezentowanych materiałów multimedialnych, obsługę techniczną dostępną podczas trwania spotkania. Przynajmniej jedna sala powinna mieć udogodnienia dla osób niepełnosprawnych

2. Miejsce noclegowe i transport:

Wykonawca zapewni:

  • nocleg dla około 50 osób w obiekcie o standardzie trzygwiazdkowym lub w obiekcie spełniającym kryteria obiektu trzygwiazdkowego w pokojach dwuosobowych oraz 3 osobowych. Pokoje będą wyposażone w dostęp do bezprzewodowego Internetu oraz  łazienkę.
  • odpowiednio przygotowane pokoje dla osób z niepełnosprawnością, poruszających się na wózkach (min. 2 pokoje).
  • dostęp dla uczestników do części wspólnej obiektu z meblami umożliwiającymi relaks dla użytkowników, z dostępem do terenu zielonego, z możliwością użytkowania sprzętu telewizyjnego.
  • bezpłatny parking dla uczestników szkolenia.
  • bezpłatny dostęp do Wi-Fi.
  • bezpłatny transport z i do Dworca Centralnego w Warszawie dla Uczestników szkolenia, którzy zgłoszą taką potrzebę.

3. Wyżywienie:

Wykonawca zapewni wyżywienie dla około 50 osób w każdym dniu spotkania według załączonego wyżej harmonogramu.

 

Zamawiający przewiduje możliwość zwiększenia zamówienia w stosunku do planowanej w Zapytaniu ofertowym liczby szkoleń w trakcie obowiązywania umowy. Każde zwiększenie zakresu zamówienia będzie każdorazowo uzgadniane z Wykonawcą. Wykonawca będzie miał obowiązek realizować dodatkowe zamówienia po stawkach jednostkowych zgodnie z Formularzem cenowym złożonym w Ofercie oraz na zasadach i w standardzie określonych w powyższym opisie przedmiotu zamówienia. Całkowita wartość zamówień dodatkowych nie może przekroczyć 50% wartości zamówienia podstawowego.

 

Słownik Zamówień (CPV):

- 55110000-4 – hotelarskie usługi noclegowe;

- 55120000-7 – usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji;

- 55300000-3 – usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków.

III TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA:

Usługa będzie świadczona w okresie: 20 do 22 października 2017r.

IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:

  1. Wykonawca ubiegający się o zamówienie musi dysponować bazą lokalową odpowiadającą parametrom technicznym określonym w części II zapytania ofertowego.
  2. Poprzez dysponowanie bazą lokalową rozumie się posiadanie prawa własności, współwłasności, zarządzania, etc. obiektem hotelowo-konferencyjnym.
  3. Wykonawcy ubiegający się o zamówienie zobowiązani są do wskazania w ofercie obiektu, w którym realizowane będą usługi objęte zapytaniem ofertowym.
  4. W przypadku ofert składanych przez agencje czy pośredników, nie posiadających bezpośredniego prawa do dysponowania wskazanym w ofercie obiektem, Wykonawca do oferty musi dołączyć kopię umowy zawartej z dysponentem obiektu dotyczącą współpracy lub kopie innego dokumentu wyrażającego zgodę przez dysponenta obiektu na organizację szkoleń w obiekcie, którego jest właścicielem.
  5. Udzielenie zamówienia nie mogą się ubiegać wykonawcy powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Wykonawcą a Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, polegające w szczególności na:

- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

- posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;

-pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

-pozostawania w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

V. DOKUMENTY WYMAGANE PRZY ZŁOŻENIU OFERTY:

  1. Wypełniona oferta cenowa na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, z podpisanymi oświadczeniami.
  2. Zdjęcia sal szkoleniowych (po 2 zdjęcia każdej sali z różnych perspektyw).
  3. Kopia umowy z właścicielem obiektu lub innego dokumentu wyrażającego zgodę przez dysponenta obiektu na organizację szkoleń w obiekcie, którego jest właścicielem w przypadku ofert składanych przez agencje, pośredników, etc.

 

 

  1. I.                    KRYTERIUM OCENY OFERTY:
Lp. Kryterium  Maksymalna ilość punktów
1 Cena.  70 pkt.
2 Wielkość sal szkoleniowych: za 1 salę szkoleniową o powierzchni ponad 80m2 – 10 pkt, za 2 sale szkoleniowe powyżej 80m2 – 20 pkt 20 pkt.
5. Miękkie krzesła w salach szkoleniowych dla wszystkich uczestników 10 pkt.
RAZEM: 100 pkt.

 

KRYTERIUM OCENY OFERTY:

Lp.          Kryterium

Maksymalna ilość punktów

1             Cena – 70 pkt.

2             Sale szkoleniowe powyżej 80 m2 – po 10 pkt. za każdą salę

5.            Miękkie krzesła w salach szkoleniowych – 10 pkt.

RAZEM:  100 pkt.

 

SPOSÓB OCENY OFERT:

Cena.

 

Punkty za kryterium „cena” zostaną obliczone wg następującego wzoru:

Cena ofertowa brutto oferty najtańszej

X 70 = ilość punktów

Cena ofertowa brutto oferty badanej

 

 

Cena ofertowa brutto powinna zostać wyliczona wg następującego wzoru:

(A + 2B + 2C + 2D + E) = cena ofertowa brutto

 

gdzie:

A -   to koszt brutto wynajęcia dwóch sal szkoleniowych na dwa dni szkolenia obliczany według następującego wzoru:

 

 

 

B – cena brutto noclegu ze śniadaniem dla 1 osoby

C – cena brutto obiadu dla 1 osoby

D – cena brutto kolacji dla 1 osoby

E – cena brutto serwisu kawowego dla jednej osoby w czasie I i II dnia szkolenia

 

VI OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY:

  1. Oferta musi być sporządzona w języku polskim, na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1.
  2. Wartość oferty musi być wyrażona w cenach brutto w PLN dla całości zamówienia oraz dla cen jednostkowych, zgodnie z Załącznikiem nr 1.
  3. Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych.
  4. Zamawiający poprawi w ofertach błędy rachunkowe. Podstawą do poprawienia błędów rachunkowych będą ceny jednostkowe podane przez Oferentów.
  5. Złożenie oferty niepoprawnej formalnie (oferty wariantowej, bez podania cen brutto, nie wypełnionej we wszystkich częściach formularza ofertowego, nie odpowiadającej specyfikacji określonej w części II, bez kompletu załączników, o których mowa w części V, etc.) skutkować będzie odrzuceniem oferty.

VII TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT:

  1. Ofertę można składać w formie elektronicznej na adres: t.kochan@eraewaluacji.pl,
  2. Ofertę należy złożyć do dnia 13 października 2017r do godziny 12.00. O terminie wpłynięcia oferty decyduje data dotarcia oferty na ww. adres e-mail.
  3. Zamawiający nie przewiduje przyjmowania ofert  składanych osobiście.

Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

 

VIII TRYB UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ:

                Każdy Oferent ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści przedmiotowego zapytania ofertowego w terminie do 11.10.2017r. Pytania Oferenta muszą być sformułowane na piśmie i wysłane elektronicznie na adres e-mail: t.kochan@eraewaluacji.pl.

Zamawiający w ciągu jednego dnia roboczego udzieli odpowiedzi i odeśle ją w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w zapytaniu.

 

IX TRYB I TERMIN OGŁOSZENIA WYNIKÓW POSTĘPOWANIA:

                Wszyscy Oferenci, którzy złożą swoje oferty zostaną powiadomieni o wynikach postępowania, a wybrany Oferent dodatkowo zostanie poinformowany o terminie i miejscu podpisania umowy.

Wyniki wyboru Oferenta zostaną wysłane najpóźniej w dniu 16 października 2017r.

Zamawiający pozostawia sobie możliwość dokonania przed ogłoszeniem wyników, wizji lokalnej ośrodka, który uzyska największą liczbę punktów, w celu zweryfikowania na miejscu informacji zawartych w Ofercie.

 

X TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

                Wykonawca związany jest ofertą przez okres 5 dni licząc od dnia, w którym upływa termin składania ofert.

 

UWAGI:

Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.).

Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności

Zamawiający zastrzega, że odstąpi od podpisania umowy z Oferentem, którego oferta otrzyma największą liczbę punktów, jeżeli cena oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający planuje przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.