Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru ośrodka szkoleniowego/hotelu w Warszawie lub okolicach miasta na potrzeby szkoleń w ramach projektu „Program wzmocnienia efektywności systemu nadzoru pedagogicznego i oceny jakości pracy szkoły, etap 3”.

Warszawa, 22/04/2015r.

I.    ZAMAWIAJĄCY:
Era Ewaluacji Sp. z o.o.
ul. Żurawia 26/4
00-515 Warszawa

II.    PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług noclegowych, gastronomicznych, usług polegających na wynajmie sal szkoleniowych oraz transportu uczestników szkoleń w ramach projektu „Program wzmocnienia efektywności systemu nadzoru pedagogicznego i oceny jakości pracy szkoły, etap 3”, realizowanego przez Erę Ewaluacji Sp. z o.o. w partnerstwie z Ośrodkiem Rozwoju Edukacji oraz Uniwersytetem Jagiellońskim w ramach III Priorytetu Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Działanie 3.1 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
Całość usługi musi być zrealizowana w jednym miejscu oraz na terenie jednego ośrodka. Sale wykładowe, noclegowe oraz miejsce, w którym będą podawane posiłki muszą być zlokalizowane w tym samym obiekcie lub na terenie tego samego ośrodka. Ośrodek musi być zlokalizowany w Warszawie lub okolicach miasta w odległości nie przekraczającej 40 km od Dworca Centralnego PKP. Odległość maks. 40 km rozumiana jest jako odległość liczona według dostępnych dróg publicznych.

Rodzaje szkoleń:

Szkolenia dla dyrektorów szkół. (2 dni szkoleniowe z 1 noclegiem).

Zamawiający planuje w przeprowadzić 3 szkolenia w okresie wrzesień – listopad 2015. Szczegółowy harmonogram tych szkoleń zostanie uzgodniony między Zamawiającym a Wykonawcą przed podpisaniem Umowy lub w trakcie jej obowiązywania.

W każdym szkoleniu weźmie udział ok. 17 osób (15 uczestników szkoleń, 1 trener, 1 osoba z personelu projektowego). Zamawiający pozostawia sobie możliwość zwiększenia liczby uczestników szkoleń (do 2 grup) w przypadku dużego zainteresowania szkoleniem. Zwiększenie będzie każdorazowo uzgadniane z Wykonawcą.
Każde szkolenia zaczyna się kwaterowaniem uczestników od godz. 10:00. Wykwaterowanie się uczestników szkoleń następuje o godz. 13:00 drugiego dnia szkolenia. W tym czasie każdy uczestnik musi mieć zapewniony dostęp do swojego pokoju.
Każde szkolenie powinno mieć następujący plan: 1 nocleg; 1 śniadanie; 2 obiady (dwudaniowe) w formie bufetu lub podany do stołu zawierający potrawy mięsne i wegetariańskie oraz napoje ciepłe i zimne oraz deser; 1 kolacja; 5 przerw kawowych  – 3 przerwy pierwszego dnia i 2 przerwy drugiego dnia. Wszystkie przerwy cateringowe muszą być zorganizowane poza salami szkoleń. Wykonawca musi dysponować min. 2 salami szkoleniowymi dla min. 16 osób każda (15 uczestników + 1 trener). Sale bez filarów oraz innych elementów architektonicznych lub dekoracyjnych ograniczających komunikację pomiędzy uczestnikami i trenerem. W każdej sali miejsca siedzące dla 16 osób w układzie „podkowa” bez stołów (uczestnicy szkoleń siedzą na krzesłach zwróceni do siebie twarzami). Krzesła w salach muszą mieć miękkie siedziska i oparcia. W salach muszą być dostępne stoły (min. 4) umożliwiające swobodne przestawianie, które będą wykorzystywane do prac w podgrupach. Ponadto sale muszą być klimatyzowane; wyposażone w zegar ścienny; rzutnik multimedialny; ekran do rzutnika lub co najmniej biała ściana, na której można dokonać prezentacji; głośniki z możliwością podłączenia do nich laptopa trenera, flipczart; materiały piśmiennicze (papier do flipczartów (matowy), flamastry, etc.); woda mineralna – min. 0.5 l dla każdego uczestnika na jeden dzień szkolenia (może być podana w formie butelkowanej lub w formie dystrybutorów z wodą ustawionych w sali lub w jej pobliżu na zewnątrz). W sali musi znajdować się miejsce na przyczepianie plakatów oraz materiałów wypracowanych przez uczestników podczas szkolenia (co najmniej jedna ściana sali). Wszystkie sale szkoleniowe muszą mieć bezprzewodowy dostęp do Internetu oraz naturalne oświetlenie w ciągu dnia (min. 15% powierzchni ścian muszą stanowić okna lub przeszklone powierzchnie).

Szkolenia dla nauczycieli szkół – 3 dniowe.

Zamawiający planuje w przeprowadzić 3 szkolenia, z których 2 powinny zostać zorganizowane w terminach: 28-30 maja 2015 oraz 17-19 września 2015r. 3 szkolenie zostanie zorganizowane w październiku bądź listopadzie 2015r. Dokładna data zostanie uzgodniona między Zamawiającym a Wykonawcą w trakcie obowiązywania umowy.

W każdym szkoleniu weźmie udział ok. 80 osób (72 uczestników szkoleń, 6 trener, 2 osoby z personelu projektowego). Uczestnicy każdego szkolenia podzieleni zostaną na 3 grupy.

Każde szkolenia zaczyna się kwaterowaniem uczestników od godz. 15:30. Wykwaterowanie się uczestników szkoleń następuje o godz. 12:00 trzeciego dnia szkolenia. W tym czasie każdy uczestnik musi mieć zapewniony dostęp do swojego pokoju.
Każde szkolenie powinno mieć następujący plan: 2 noclegi; 2 śniadania; 1 obiad (dwudaniowy); 2  kolacje; 3 przerwy kawowe, 2 przerwy kawowo – kanapkowe   – dla każdego uczestnika. Wszystkie przerwy cateringowe muszą być zorganizowane poza salami szkoleń. Przerwy kawowe muszą być zorganizowane w jednym miejscu dla wszystkich uczestników (wszystkich grup).
Wykonawca musi dysponować 3 salami szkoleniowymi dla min. 26 osób każda (24 uczestników + 2 trenerów). Sale bez filarów oraz innych elementów architektonicznych lub dekoracyjnych ograniczających komunikację pomiędzy uczestnikami i trenerami. Wysokość sal nie może być mniejsza niż 3m. W przypadku sal o stropie pochyłym w/w wymagania będą stosowane do średniej wysokości dla całego pomieszczenia. W każdej sali miejsca siedzące dla 26 osób w układzie „podkowa” bez stołów (uczestnicy szkoleń siedzą na krzesłach zwróceni do siebie twarzami). Krzesła w salach muszą mieć miękkie siedziska i oparcia. W salach muszą być dostępne stoły (min. 4) umożliwiające swobodne przestawianie, które będą wykorzystywane do prac w podgrupach. Ponadto sale muszą być klimatyzowane; wyposażone w zegar ścienny; wyposażone w rzutnik multimedialny; ekran do rzutnika lub co najmniej biała ściana, na której można dokonać prezentacji; głośniki z możliwością podłączenia do nich laptopa trenera, flipczart; materiały piśmiennicze (papier do flipczartów (matowy), flamastry, etc.); woda mineralna – min. 0.5 l dla każdego uczestnika na jeden dzień szkolenia (może być podana w formie butelkowanej lub w formie dystrybutorów z wodą ustawionych w sali lub w jej pobliżu na zewnątrz). W sali musi znajdować się miejsce na przyczepianie plakatów oraz materiałów wypracowanych przez uczestników podczas szkolenia (co najmniej jedna ściana sali). Wszystkie sale szkoleniowe muszą mieć bezprzewodowy dostęp do Internetu oraz naturalne oświetlenie w ciągu dnia (min. 15% powierzchni ścian muszą stanowić okna lub przeszklone powierzchnie).

Szkolenia dla nauczycieli szkół – 4 dniowe.

Zamawiający planuje w przeprowadzić 2 szkolenia, które powinny zostać zorganizowane w następujących terminach: 20-23 maja 2015 oraz 23-26 września 2015r.

W każdym szkoleniu weźmie udział ok. 80 osób (72 uczestników szkoleń, 6 trener, 2 osoby z personelu projektowego). Uczestnicy każdego szkolenia podzieleni zostaną na 3 grupy.

Każde szkolenia zaczyna się kwaterowaniem uczestników od godz. 11:30. Wykwaterowanie się uczestników szkoleń następuje o godz. 14:00 drugiego dnia szkolenia. W tym czasie każdy uczestnik musi mieć zapewniony dostęp do swojego pokoju. Szkolenie powinno mieć następujący plan: 3 noclegi; 3 śniadania; 3 obiady (dwudaniowe); 3  kolacje; 6 przerw kawowych – dla każdego uczestnika. Wszystkie przerwy cateringowe muszą być zorganizowane poza salami szkoleń. Przerwy kawowe muszą być zorganizowane w jednym miejscu dla wszystkich uczestników (wszystkich grup).
Wykonawca musi dysponować 3 salami szkoleniowymi dla min. 26 osób każda (24 uczestników + 2 trenerów). Sale bez filarów oraz innych elementów architektonicznych lub dekoracyjnych ograniczających komunikację pomiędzy uczestnikami i trenerami. Wysokość sal nie może być mniejsza niż 3 m. W przypadku sal o stropie pochyłym w/w wymagania będą stosowane do średniej wysokości dla całego pomieszczenia. W każdej sali miejsca siedzące dla 26 osób w układzie „podkowa” bez stołów (uczestnicy szkoleń siedzą na krzesłach zwróceni do siebie twarzami). Krzesła w salach muszą mieć miękkie siedziska i oparcia. W salach muszą być dostępne stoły (min. 4) umożliwiające swobodne przestawianie, które będą wykorzystywane do prac w podgrupach. Ponadto sale muszą być klimatyzowane; wyposażone w zegar ścienny; wyposażone w rzutnik multimedialny; ekran do rzutnika lub co najmniej biała ściana, na której można dokonać prezentacji; głośniki z możliwością podłączenia do nich laptopa trenera, flipczart; materiały piśmiennicze (papier do flipczartów (matowy), flamastry, etc.); woda mineralna – min. 0.5 l dla każdego uczestnika na jeden dzień szkolenia (może być podana w formie butelkowanej lub w formie dystrybutorów z wodą ustawionych w sali lub w jej pobliżu na zewnątrz). W sali musi znajdować się miejsce na przyczepianie plakatów oraz materiałów wypracowanych przez uczestników podczas szkolenia (co najmniej jedna ściana sali). Wszystkie sale szkoleniowe muszą mieć bezprzewodowy dostęp do Internetu oraz naturalne oświetlenie w ciągu dnia (min. 15% powierzchni ścian muszą stanowić okna lub przeszklone powierzchnie).

1 sala o wymiarach min. 200 m². W sali odbywać się będą zajęcia tzw. open space, polegające na pracy wszystkich uczestników szkolenia razem. Zajęcia open space na każdym szkoleniu odbywać się będą trzeciego dnia i trwać będą 2 godziny. Następnie uczestnicy szkolenia wracają do sal szkoleniowych, w których pracują w grupach. Sala do zajęć open space musi być klimatyzowana, wyposażona w rzutnik multimedialny; ekran do rzutnika lub co najmniej biała ściana, na której można dokonać prezentacji oraz w sprzęt nagłaśniający (mikrofon oraz głośniki).

Warunki ogólne:

1. Noclegi powinny być zapewnione w pokojach lub apartamentach jednoosobowych, dwuosobowych lub trzyosobowych, wyposażonych w osobne łóżka dla każdej osoby, osobne dla każdego pokoju łazienki i toalety. W każdym pokoju musi być zapewniony bezpłatny dostęp do Internetu.
2. Na każdym szkoleniu Wykonawca powinien zapewnić min. 8 pokoi jednoosobowych.
3. Obiekt na swoim terenie musi posiadać przestrzeń do zorganizowania zajęć na zewnątrz budynku. Chodzi o zajęcia dla min. jednej grupy (ok. 26 osób), zorganizowane na patio, tarasie, trawniku, w parku, itp., dokąd można wynieść krzesła z sali i zorganizować część zajęć.
4. W przypadku ofert hoteli/ośrodków konferencyjno-szkoleniowych zlokalizowanych poza Warszawą, Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia uczestnikom szkoleń transportu autokarowego lub busowego. Transport uczestników szkoleń będzie odbywał się na odcinku: okolice Dworca Centralnego w Warszawie do ośrodka noclegowo – szkoleniowego. Transport będzie musiał być zapewniony w dniu rozpoczęcia szkoleń oraz w dniu zakończenia każdego ze szkoleń.
5. Wykonawca w ramach usługi powinien zapewnić miejsce (np.: osobne pomieszczenie) na przechowywanie materiałów szkoleniowych dla uczestników szkoleń między szkoleniami.
6. Powyższe szkolenia są w większości szkoleniami zewnętrznymi i ich uczestnicy zgłaszają się na nie indywidualnie. Tym samym Zamawiający nie ma wpływu na liczbę chętnych na poszczególne terminy. Wielkości grup i ich liczba przedstawione w powyższym zestawieniu wynikają z szacunków będących połączeniem założeń metodologicznych (liczba uczestników w grupie) oraz dotychczasowych doświadczeń (zapotrzebowanie na poszczególny typ szkoleń). Ty samym Zamawiający nie gwarantuje iż zrealizuje w pełni powyższe założenia.  W związku z powyższym przed przygotowaniem Oferty prosimy o zapoznanie się z wzorem umowy dołączonej do Zapytania ofertowego, stanowiącej Załącznik nr 2, a w szczególności z § 2 i 3.

Słownik Zamówień (CPV):
- 55110000-4 – hotelarskie usługi noclegowe;
- 55120000-7 – usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji;
- 55300000-3 – usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków.

III.    TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA:
Usługa będzie świadczona w okresie: od dnia podpisania umowy do 30 listopada 2015r.

IV.    WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:
1.    Wykonawcy ubiegający się o zamówienie musi dysponować bazą lokalową odpowiadającą parametrom technicznym określonym w części II zapytania ofertowego.
2.    Poprzez dysponowanie bazą lokalową rozumie się posiadanie prawa własności, współwłasności, zarządzania, etc. obiektem hotelowo-konferencyjnym.
3.    Wykonawcy ubiegający się o zamówienie zobowiązani są do wskazania w ofercie obiektu, w którym realizowane będą usługi objęte zapytaniem ofertowym.
4.    W przypadku ofert składanych przez agencje czy pośredników, nie posiadających bezpośredniego prawa do dysponowania wskazanym w ofercie obiektem, Wykonawca do oferty musi dołączyć kopię umowy zawartej z dysponentem obiektu dotyczącą współpracy lub kopie innego dokumentu wyrażającego zgodę przez dysponenta obiektu na organizację szkoleń w obiekcie, którego jest właścicielem.
5.    Wykonawca musi posiadać aktualną polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, na sumę ubezpieczeniową nie niższą niż 250 000,00 PLN. Posiadanie polisy ubezpieczeniowej będzie weryfikowane w momencie podpisywania umowy. Okres obowiązywania polisy nie może krótszy niż okres realizacji szkoleń.
6.    O udzielenie zamówienia nie mogą się ubiegać wykonawcy powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Wykonawcą a Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, polegające w szczególności na:
- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
- posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
- pozostawania w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

V.    DOKUMENTY WYMAGANE PRZY ZŁOŻENIU OFERTY:
1.    Wypełniona oferta cenowa na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, z podpisanymi oświadczeniami.
2.    Zdjęcia sal szkoleniowych (po 2 zdjęcia każdej sali z różnych perspektyw). Zarówno 3 sal szkoleniowych jak i sali do zajęć open space.
3.    Kopia umowy z właścicielem obiektu lub innego dokumentu wyrażającego zgodę przez dysponenta obiektu na organizację szkoleń w obiekcie, którego jest właścicielem w przypadku ofert składanych przez agencje, pośredników, etc.

VI.    KRYTERIUM OCENY OFERTY:

1    Cena: 70 pkt.
2    Warunki zakwaterowania i standard ośrodka: 30 pkt.

VII.    SPOSÓB OCENY OFERT:
1.    Cena.

Punkty za kryterium „cena” zostaną obliczone wg następującego wzoru:

Cena ofertowa brutto oferty najtańszej / Cena ofertowa brutto oferty badanej X 70 = ilość punktów

2.    Warunki zakwaterowania i standard ośrodka.

a)    Dostępność miejsc parkingowych :
- w przypadku zagwarantowania przez Wykonawcę 40 – 50 bezpłatnych miejsc parkingowych, Zamawiający przyzna 4 pkt.
- w przypadku zagwarantowania przez Wykonawcę 20 – 39 bezpłatnych miejsc parkingowych, Zamawiający przyzna 3 pkt.
- w przypadku zagwarantowania przez Wykonawcę 10 – 19 bezpłatnych miejsc parkingowych, Zamawiający przyzna 2 pkt.
- w przypadku zagwarantowania przez Wykonawcę 1 – 9 bezpłatnych miejsc parkingowych, Zamawiający przyzna 1 pkt.

b)    Wyposażenie obiektu:
- jeżeli w całym obiekcie będzie dostępny bezprzewodowy (Wi-Fi) dostęp do  bezpłatnego Internetu, Zamawiający przyzna 5 pkt.
- jeżeli wszystkie pokoje, w których będą zakwaterowani uczestnicy szkoleń będą wyposażone w klimatyzację (z możliwością regulowania temperatury w pokoju przez jego użytkownika), Zamawiający przyzna 7 pkt.
- jeżeli wszystkie pokoje, w których będą zakwaterowani uczestnicy szkoleń będą wyposażone w odbiorniki TV, Zamawiający przyzna 2 pkt.
- jeżeli na terenie obiektu lub w bezpośrednim sąsiedztwie znajduje się miejsce na świeżym powietrzu, w którym istnieje możliwość zorganizowania spotkania integracyjnego dla uczestników (do 80 osób) szkolenia (grill, ognisko, kolacja na świeżym powietrzu), Zamawiający przyzna 3 pkt.
- jeżeli obiekt posiada wydzieloną część rekreacyjną, która będzie nieodpłatnie dostępna dla uczestników szkolenia, Zamawiający przyzna:
3 pkt. – za możliwość korzystania przez uczestników szkolenia z basenu;
3 pkt. – za możliwość korzystania przez uczestników szkolenia z sauny;
3 pkt. – za możliwość korzystania przez uczestników szkolenia z kręgielni.

VIII.    OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY:
1.    Oferta musi być sporządzona w języku polskim, na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1.
2.    Wartość oferty musi być wyrażona w cenach brutto w PLN dla całości zamówienia oraz dla cen jednostkowych, zgodnie z Załącznikiem nr 1.
3.    Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych.
4.    Zamawiający poprawi w ofertach błędy rachunkowe. Podstawą do poprawienia błędów rachunkowych będą ceny jednostkowe podane przez Oferentów.
5.    Złożenie oferty niepoprawnej formalnie (oferty wariantowej, bez podania cen brutto, nie wypełnionej we wszystkich częściach formularza ofertowego, nie odpowiadającej specyfikacji określonej w części II, bez kompletu załączników, o których mowa w części V, etc.) skutkować będzie odrzuceniem oferty.

IX.    TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT:
1.    Ofertę można składać w formie elektronicznej na adres: a.domanski@eraewaluacji.pl, osobiście, kurierem lub pocztą tradycyjną na adres:
Era Ewaluacji Sp. z o.o.
ul. Żurawia 26/4
00-515 Warszawa
2.    Ofertę należy złożyć do dnia 08 maja 2015r. O terminie wpłynięcia oferty decyduje data dostarczenia oferty do siedziby Zamawiającego lub dotarcie oferty na ww. adres e-mail. Oferty składane osobiście przyjmowane będą do godz. 16:00.
3.    Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

X.    TRYB UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ:
1.    Każdy Oferent ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści przedmiotowego zapytania ofertowego w terminie do 30 kwietnia 2015r. Pytania Oferenta muszą być sformułowane na piśmie i wysłane elektronicznie na adres e-mail: a.domanski@eraewaluacji.pl.
2.    Zamawiający niezwłocznie udzieli odpowiedzi i odeśle ją w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w zapytaniu.

XI.    TRYB I TERMIN OGŁOSZENIA WYNIKÓW POSTĘPOWANIA:
1.    Wszyscy Oferenci, którzy złożą swoje oferty zostaną powiadomieni o wynikach postępowania, a wybrany Oferent dodatkowo zostanie poinformowany o terminie i miejscu podpisania umowy.
2.    Wyniki wyboru Oferenta zostaną wysłane najpóźniej w dniu 13 maja 2015r.
3.    Zamawiający pozostawia sobie możliwość dokonania przed ogłoszeniem wyników, wizji lokalnej ośrodka, który uzyska największą liczbę punktów, w celu zweryfikowania na miejscu informacji zawartych w Ofercie.

XII.    UWAGI:
1.    Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.).
2.    Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności w rozumieniu Wytycznych Zasady Finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
3.    Zamawiający zastrzega, że odstąpi od podpisania umowy z Oferentem, którego oferta otrzyma największą liczbę punktów, jeżeli cena oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający planuje przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

Załącznik nr 1_Formularz ofertowy

Załącznik nr 2_Wzór umowy