Warszawa, 10/08/2017r.
Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru ośrodka szkoleniowego/hotelu w Warszawie lub okolicach miasta na potrzeby szkoleń
w ramach projektu „Moje kompetencje – Twój sukces”
- I. ZAMAWIAJĄCY:
Era Ewaluacji Sp. z o.o.
Ul. Kasprowicza 30/16
01-871 Warszawa
- II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług noclegowych, gastronomicznych, usług polegających na wynajmie sal szkoleniowych oraz transportu uczestników szkoleń w ramach projektu „Moje kompetencje – Twój sukces”, realizowanego przez Erę Ewaluacji Sp. z o.o. w partnerstwie z BRAS Biuro Rozwoju Aktywności Społecznej Robert Jaworski / Niepubliczny Ośrodek, Doskonalenia Nauczycieli BRAS, Centrum Doskonalenia Nauczycieli w Koninie, Ośrodek Doskonalenia Nauczycieli w Zielonej Górze, Małgorzatę Osińską Nauczyciel XXI, w ramach Programu Operacyjnego WIEDZA EDUKACJA ROZWÓJ, Działanie 2.10 Wysoka jakość systemu oświaty współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego.
Całość usługi musi być zrealizowana w jednym miejscu oraz na terenie jednego ośrodka. Sale wykładowe, noclegowe oraz miejsce, w którym będą podawane posiłki muszą być zlokalizowane w tym samym obiekcie lub na terenie tego samego ośrodka. Ośrodek musi być zlokalizowany w Warszawie lub okolicach miasta w odległości nie przekraczającej 20 km od Dworca Centralnego PKP. Odległość maks. 20 km rozumiana jest jako odległość liczona według dostępnych dróg publicznych.
Wykonawca ubiegający się o zamówienie musi zagwarantować wykonanie usługi we wszystkich niżej wymienionych terminach.
28-30.09.2017
19-21.10.2017
26-28.10.2017
09-11.11.2017
30.11.-02.12.2017
14-16.12.2017
Terminy poszczególnych szkoleń mogą ulec zmianie w przypadku niezebrania się odpowiedniej liczby uczestników szkolenia. Zmiana terminu będzie każdorazowo uzgadniana z Wykonawcą. Liczba szkoleń nie ulegnie zmianie.
Ponadto Wykonawca musi spełnić wszystkie opisane poniżej warunki:
1. Infrastruktura szkoleniowa:
- Wykonawca zapewni odpowiednią infrastrukturę umożliwiającą realizację programu spotkania dla zgłoszonej liczby osób.
- Hotel musi dysponować minimum trzema odpowiednimi salami szkoleniowymi/konferencyjnymi dla trzech grup liczących 20 osób (ustawienie krzeseł w podkowę).
- Wszystkie sale powinny znajdować się w tym samym budynku na tym samym piętrze, tak by uczestnicy szkolenia z różnych grup mieli łatwy kontakt ze sobą podczas przerw.
- Każda sala musi być wyposażona w:
a) klimatyzację,
b) dostęp do bezprzewodowego Internetu,
c) dostęp do światła dziennego z możliwością zaciemnienia okien, np. roletami, żaluzjami. Powierzchnia okien z możliwością otwierania w każdej sali nie mniejsza niż 15 m2.
d) sprzęt szkoleniowy i multimedialny, tj. m.in.: laptop kompatybilny z projektorem multimedialnym, nagłośnienie sali, tablicę flipchart z papierem i flamastrami, ekran projekcyjny o rozmiarze zapewniającym czytelność prezentowanych materiałów multimedialnych,
e) obsługę techniczną dostępną podczas trwania spotkania.
f) przynajmniej jedna sala powinna mieć udogodnienia dla osób niepełnosprawnych
2. Miejsce noclegowe i transport:
- Wykonawca zapewni nocleg dla około 60 osób w obiekcie o standardzie trzygwiazdkowym lub w obiekcie spełniającym kryteria obiektu trzygwiazdkowego w pokojach dwuosobowych oraz 3 osobowych. Pokoje będą wyposażone w dostęp do bezprzewodowego Internetu oraz łazienkę.
- Wykonawca zapewni odpowiednio przygotowane pokoje dla osób z niepełnosprawnością, poruszających się na wózkach (min. 2 pokoje).
- Uczestnicy będą mieli dostęp do części wspólnej obiektu z meblami umożliwiającymi relaks dla użytkowników, z dostępem do terenu zielonego, z możliwością użytkowania sprzętu telewizyjnego.
- Bezpłatny parking dla uczestników szkolenia.
- Bezpłatny dostęp do Wi-Fi.
- Wykonawca zapewni bezpłatny transport z i do Dworca Centralnego w Warszawie oraz z Lotniska im. Fryderyka Chopina dla Uczestników szkolenia, którzy zgłoszą taką potrzebę. Transport będzie zapewniony pierwszego oraz ostatniego dnia każdego szkolenia.
- 3. Wyżywienie:
- Wykonawca zapewni wyżywienie dla około 60 osób w każdym dniu spotkania:
- 3. Wyżywienie:
I dnia:
1) dostęp do serwisu kawowego w czasie trwania spotkania (od godz. 11.00 do 17.00), w czasie którego podane zostaną: napoje gorące i zimne (w tym herbata – co najmniej trzy rodzaje, jedna czarna i jedna owocowa; kawa z ekspresu; soki – co najmniej 0,5 l. dla każdej osoby; woda mineralna gazowana/niegazowana – co najmniej 0,5 l. dla każdej osoby), kruche ciasteczka. Serwis kawowy powinien znajdować się w tym samym obiekcie, na zewnątrz sali szkoleniowej.
2) obiad (godz. 13:00) składający się z dwóch dań gorących: zupa oraz dwa dania główne do wyboru, w tym jedno wegetariańskie, napoje zimne (woda mineralna gazowana/niegazowana – co najmniej 0,25 l. dla każdej osoby). Miejsce podawania obiadu powinno znajdować się w tym samym obiekcie.
3) kolacja (godz. 18.30), w formie grillowanej (jeżeli pozwalają na to warunki) zawierająca minimum 3 rodzaje przystawek (na zimno oraz na ciepło, w tym jedna wegetariańska), 4 rodzaje dań grillowanych (3 rodzaje mięs, warzywa), napoje gorące i zimne (w tym herbata – co najmniej trzy rodzaje, w tym jedna czarna i jedna owocowa; kawa z ekspresu; soki – co najmniej 0,5 l. dla każdej osoby; woda mineralna gazowana/niegazowana – co najmniej 0,5 l. dla każdej osoby) oraz ciasta na paterach.
Opcjonalnie kolacja tradycyjna (nie w formie grillowanej). Kolacja zasiadana w formie bufetu składająca się z dwóch dań gorących: zupa oraz dwa rodzaje ciepłych dań głównych do wyboru (w tym jedna potrawa wegetariańska lub wegańska), min 2 dodatki skrobiowe, min 3 rodzaje dodatków warzywnych, napoje gorące: 3 rodzaje herbat, kawa z ekspresu, soki 2 rodzaje 0,5 l/os, woda gazowana i niegazowana 0,5 l/os
II dnia:
1) śniadanie (godz. 8:00) w formie bufetu z gorącymi i zimnym napojami (w tym herbata – co najmniej trzy rodzaje, w tym jedna czarna i jedna owocowa; kawa z zaparzacza lub ekspresu; soki – co najmniej 0,5 l. dla każdej osoby; woda mineralna gazowana/niegazowana – co najmniej 0,5 l. dla każdej osoby). Miejsce podawania śniadania powinno znajdować się w tym samym obiekcie co sale szkoleniowe.
2) dostęp do serwisu kawowego w czasie trwania spotkania (od godz. 10:30 do 17:00), w czasie którego podane zostaną: napoje gorące i zimne (w tym herbata – co najmniej trzy rodzaje, jedna czarna i jedna owocowa; kawa z ekspresu; soki – co najmniej 0,5 l. dla każdej osoby; woda mineralna gazowana/niegazowana – co najmniej 0,5 l. dla każdej osoby), Serwis kawowy powinien znajdować się w tym samym obiekcie, na zewnątrz sali szkoleniowej.
3) obiad (godz. 13:00) składający się z dwóch dań gorących: zupa oraz dwa dania główne do wyboru, w tym jedno wegetariańskie, napoje zimne (woda mineralna gazowana/niegazowana – co najmniej 0,25 l. dla każdej osoby). Miejsce podawania obiadu powinno znajdować się w tym samym obiekcie, na tym samym piętrze co sala szkoleniowa.
4) kolacja (godz. 18.30), w formie grillowanej (jeżeli pozwalają na to warunki) zawierająca minimum 3 rodzaje przystawek (na zimno oraz na ciepło, w tym jedna wegetariańska), 4 rodzaje dań grillowanych (3 rodzaje mięs, warzywa), napoje gorące i zimne (w tym herbata – co najmniej trzy rodzaje, w tym jedna czarna i jedna owocowa; kawa z ekspresu; soki – co najmniej 0,5 l. dla każdej osoby; woda mineralna gazowana/niegazowana – co najmniej 0,5 l. dla każdej osoby) oraz ciasta na paterach.
Opcjonalnie kolacja tradycyjna (nie w formie grillowanej) Kolacja zasiadana w formie bufetu składająca się z dwóch dań gorących: zupa oraz dwa rodzaje ciepłych dań głównych do wyboru (w tym jedna potrawa wegetariańska lub wegańska), min 2 dodatki skrobiowe, min 3 rodzaje dodatków warzywnych, napoje gorące: 3 rodzaje herbat, kawa z ekspresu, soki 2 rodzaje 0,5 l/os, woda gazowana i niegazowana 0,5 l/os .
III dnia:
1) śniadanie (godz. 7:00) w formie bufetu z gorącymi i zimnym napojami (w tym herbata – co najmniej trzy rodzaje, w tym jedna czarna i jedna owocowa; kawa z zaparzacza lub ekspresu; soki – co najmniej 0,5 l. dla każdej osoby; woda mineralna gazowana/niegazowana – co najmniej 0,5 l. dla każdej osoby). Miejsce podawania śniadania powinno znajdować się w tym samym obiekcie co sale szkoleniowe.
2) dostęp do serwisu kawowego w czasie trwania spotkania (od godz. 9:30 do 12:30), w czasie którego podane zostaną: napoje gorące i zimne (w tym herbata – co najmniej trzy rodzaje, jedna czarna i jedna owocowa; kawa z ekspresu; soki – co najmniej 0,5 l. dla każdej osoby; woda mineralna gazowana/niegazowana – co najmniej 0,5 l. dla każdej osoby), Serwis kawowy powinien znajdować się w tym samym obiekcie, na zewnątrz sali szkoleniowej.
3) obiad (godz. 11:45) składający się z dwóch dań gorących: zupa oraz dwa dania główne do wyboru, w tym jedno wegetariańskie, napoje zimne (woda mineralna gazowana/niegazowana – co najmniej 0,25 l. dla każdej osoby). Miejsce podawania obiadu powinno znajdować się w tym samym obiekcie.
Zamawiający przewiduje możliwość zwiększenia zamówienia w stosunku do planowanej w Zapytaniu ofertowym liczby szkoleń w trakcie obowiązywania umowy. Każde zwiększenie zakresu zamówienia będzie każdorazowo uzgadniane z Wykonawcą. Wykonawca będzie miał obowiązek realizować dodatkowe zamówienia po stawkach jednostkowych zgodnie z Formularzem cenowym złożonym w Ofercie oraz na zasadach i w standardzie określonych w powyższym opisie przedmiotu zamówienia. Całkowita wartość zamówień dodatkowych nie może przekroczyć 50% wartości zamówienia podstawowego.
Słownik Zamówień (CPV):
- 55110000-4 – hotelarskie usługi noclegowe;
- 55120000-7 – usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji;
- 55300000-3 – usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków.
- III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA:
Usługa będzie świadczona w okresie: od września do 31 grudnia 2017r.
- IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:
- Wykonawca ubiegający się o zamówienie musi dysponować bazą lokalową odpowiadającą parametrom technicznym określonym w części II zapytania ofertowego.
- Poprzez dysponowanie bazą lokalową rozumie się posiadanie prawa własności, współwłasności, zarządzania, etc. obiektem hotelowo-konferencyjnym.
- Wykonawcy ubiegający się o zamówienie zobowiązani są do wskazania w ofercie obiektu, w którym realizowane będą usługi objęte zapytaniem ofertowym.
- W przypadku ofert składanych przez agencje czy pośredników, nie posiadających bezpośredniego prawa do dysponowania wskazanym w ofercie obiektem, Wykonawca do oferty musi dołączyć kopię umowy zawartej z dysponentem obiektu dotyczącą współpracy lub kopie innego dokumentu wyrażającego zgodę przez dysponenta obiektu na organizację szkoleń w obiekcie, którego jest właścicielem.
- O udzielenie zamówienia nie mogą się ubiegać wykonawcy powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Wykonawcą a Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, polegające w szczególności na:
- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
- posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
- pozostawania w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
- V. DOKUMENTY WYMAGANE PRZY ZŁOŻENIU OFERTY:
- Wypełniona oferta cenowa na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, z podpisanymi oświadczeniami.
- Zdjęcia sal szkoleniowych (po 2 zdjęcia każdej sali z różnych perspektyw).
- Kopia umowy z właścicielem obiektu lub innego dokumentu wyrażającego zgodę przez dysponenta obiektu na organizację szkoleń w obiekcie, którego jest właścicielem w przypadku ofert składanych przez agencje, pośredników, etc.
- VI. KRYTERIUM OCENY OFERTY:
Lp. | Kryterium | Maksymalna ilość punktów |
1 | Cena. | 70 pkt. |
2 | Teren zielony do wykorzystania w celach dydaktycznych lub integracji uczestników | 30 pkt. |
RAZEM: |
100 pkt. |
- SPOSÓB OCENY OFERT:
- Cena.
Punkty za kryterium „cena” zostaną obliczone wg następującego wzoru:
Cena ofertowa brutto oferty najtańszej
X 70 = ilość punktów
Cena ofertowa brutto oferty badanej
- Teren zielony do wykorzystania w celach dydaktycznych lub integracji uczestników.
a) jeżeli na terenie obiektu znajduje się miejsce na świeżym powietrzu, w którym istnieje możliwość zorganizowania zajęć integracyjnych dla uczestników (min. 60 osób) szkolenia, Zamawiający przyzna 15 pkt.
b) jeżeli na terenie obiektu znajduje się miejsce na świeżym powietrzu, w którym istnieje możliwość zorganizowania kolacji dla uczestników szkolenia (min. 60 osób) szkolenia (grill, ognisko, kolacja na świeżym powietrzu), Zamawiający przyzna 15 pkt.
- VIII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY:
- Oferta musi być sporządzona w języku polskim, na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1.
- Wartość oferty musi być wyrażona w cenach brutto w PLN dla całości zamówienia oraz dla cen jednostkowych, zgodnie z Załącznikiem nr 1.
- Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych.
- Zamawiający poprawi w ofertach błędy rachunkowe. Podstawą do poprawienia błędów rachunkowych będą ceny jednostkowe podane przez Oferentów.
- Złożenie oferty niepoprawnej formalnie (oferty wariantowej, bez podania cen brutto, nie wypełnionej we wszystkich częściach formularza ofertowego, nie odpowiadającej specyfikacji określonej w części II, bez kompletu załączników, o których mowa w części V, etc.) skutkować będzie odrzuceniem oferty.
- Złożenie oferty niezgodnej z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 – 2020
- IX. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT:
- Ofertę można składać w formie elektronicznej na adres: szkolenia@eraewaluacji.pl, lub pocztą tradycyjną listem poleconym na adres:
Era Ewaluacji Sp. z o.o.
ul. Kasprowicza 30/16
01-871 Warszawa
- Ofertę należy złożyć do dnia 18 sierpnia 2017r. O terminie wpłynięcia oferty decyduje data dotarcie oferty na ww. adres e-mail (w przypadku składania ofert w formie elektronicznej) lub data odbioru oferty w biurze Zamawiającego (w przypadku składania ofert za pośrednictwem operatora pocztowego.
- Zamawiający nie przewiduje przyjmowania ofert składanych osobiście.
- Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
- X. TRYB UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ:
- Każdy Oferent ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści przedmiotowego zapytania ofertowego w terminie do 14.08.2017r. Pytania Oferenta muszą być sformułowane na piśmie i wysłane elektronicznie na adres e-mail: szkolenia@eraewaluacji.pl.
- Zamawiający niezwłocznie udzieli odpowiedzi i odeśle ją w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w zapytaniu.
- XI. TRYB I TERMIN OGŁOSZENIA WYNIKÓW POSTĘPOWANIA:
- Wszyscy Oferenci, którzy złożą swoje oferty zostaną powiadomieni o wynikach postępowania, a wybrany Oferent dodatkowo zostanie poinformowany o terminie i miejscu podpisania umowy.
- Wyniki wyboru Oferenta zostaną wysłane najpóźniej w dniu 31 sierpnia 2017r.
- Zamawiający pozostawia sobie możliwość dokonania przed ogłoszeniem wyników, wizji lokalnej ośrodka, który uzyska największą liczbę punktów, w celu zweryfikowania na miejscu informacji zawartych w Ofercie.
- XII. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
- Wykonawca związany jest ofertą przez okres 30 dni licząc od dnia, w którym upływa termin składania ofert.
- XIII. UWAGI:
- Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.).
- Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności w rozumieniu Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
- Zamawiający zastrzega, że odstąpi od podpisania umowy z Oferentem, którego oferta otrzyma największą liczbę punktów, jeżeli cena oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający planuje przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
Załącznik Nr 1
OFERTA CENOWA
dotycząca zapytanie ofertowe na wybór ośrodka szkoleniowego/hotelu w Warszawie lub okolicach miasta, na potrzeby szkoleń w ramach projektu „Moje kompetencje – Twój sukces”
Składający ofertę:
……………………………………………..
(nazwa firmy)
……………………………………………..
(adres)
OŚWIADCZAM, ŻE:
1) zapoznaliśmy się z opisem przedmiotu zamówienia w części II zapytania ofertowego, oraz potwierdzam, że dysponujemy bazą lokalową odpowiadającą parametrom technicznym określonym w części II zapytania ofertowego we wszystkich terminach podanych w części II zapytania;
2) spełniamy wszystkie warunki opisane w części IV zapytania ofertowego;
3) zobowiązujemy się do stosowania cen jednostkowych wymienionych w formularzu cenowym, przez cały czas trwania umowy;
4) złożona przeze mnie oferta jest ważna przez 30 dni licząc od dnia, w którym mija termin składania ofert;
5) akceptuję warunki umowy, której wzór stanowi Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego, a która zostanie podpisana w przypadku wybrania mojej / naszej oferty;
6) oświadczam, że nie łączą mnie z Zamawiającym powiązania kapitałowe oraz osobowe, o których mowa w pkt. IV.5.
……………………………………………………………………
(podpis Oferenta lub osoby upoważnionej)
…………………………………
(data, miejscowość)
Miejscem realizacji usługi będzie:
………………………………..
(nazwa ośrodka)
……………………………….
(adres)
……………………………….
(rodzaj prawa do dysponowania ośrodkiem)
Tak/ nie | |
Na terenie obiektu lub w bezpośrednim sąsiedztwie znajduje się miejsce na świeżym powietrzu, w którym istnieje możliwość zorganizowania zajęć integracyjnych dla uczestników szkolenia dla min. 60 osób. |
Na terenie obiektu lub w bezpośrednim sąsiedztwie znajduje się miejsce na świeżym powietrzu, w którym istnieje możliwość zorganizowania kolacji dla uczestników szkolenia (min. 60 osób) szkolenia (grill, ognisko, kolacja na świeżym powietrzu).
……………………………………………………………………
(podpis Oferenta lub osoby upoważnionej)
…………………………………
(data, miejscowość)
Formularz cenowy:
Lp. | Rodzaj kosztu | Opis | Cena brutto jednostkowa |
Koszt ogólny | |||
1 | Średni koszt osobodnia | Koszt uwzględniający wszystkie opisane w części II zamówienia warunki dla 3 grup szkoleniowych liczących ok 20 osób każda | |
Koszt jednostkowy | |||
2 | Koszt noclegu 1 osoby. | Nocleg w czasie szkoleń realizowanych w terminach zgodnie z zapytaniem ofertowym dla 3 grup szkoleniowych liczących ok 20 osób każda | |
3 | Koszt śniadania | Szacowana liczba śniadań: ok. 60 w każdym dniu (zgodnie z opisem zamówienia w cz. II) | |
4 | Koszt obiadu | Szacowana liczba obiadów: ok. 60 w każdym dniu (zgodnie z opisem zamówienia w cz. II) | |
5 | Koszt kolacji | Szacowana liczba kolacji: 60 w każdym dniu (zgodnie z opisem zamówienia w cz. II) | |
6 | Koszt serwisu kawowego | Szacowana liczba osób na serwisach kawowych: 60 w każdym dniu (zgodnie z opisem zamówienia w cz. II) | |
7 | Koszt godziny wynajęcia jednej sali szkoleniowej | Koszt wynajęcia sali wraz ze sprzętem i w standardzie zgodnym z opisem w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia. |
Liczba godzin szkoleniowych dla 1 grupy w czasie jednego 3-dniowego zjazdu: 24h,
Liczba grup szkoleniowych w trakcie jednego zjazdu: 3
……………………………………………………………………
(podpis Oferenta lub osoby upoważnionej)
…………………………………
(data, miejscowość)
Załącznik Nr 2
Numer umowy
…/…/2017/POWER
Warszawa, dnia … …………… 2017
UMOWA ZLECENIA
zawarta w dniu …. …………… 2017 pomiędzy Erą Ewaluacji Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Kasprowicza 30/16, 01-071 Warszawa, KRS pod numerem 0000309363, REGON 141386958, NIP 1181949210, zwaną dalej „Zleceniodawcą”, reprezentowaną przez Tomasza Kochana - Wiceprezesa Zarządu,
Zwanym dalej „Zamawiającym”
a
……………………………………………………, ….-…… ……………., ul. …………………. Zarejestrowanym w Sądzie Rejonowym …………………………, …… Wydział Gospodarczy, Krajowy Rejestr Sądowy numer KRS: …………………, nr REGON: ………………………….., nr NIP: ……………………….., reprezentowanym przez:
……………………… – ………………….
Zwanym dalej „Wykonawcą”
Zamawiający i Wykonawca zwani będą również Stroną lub łącznie Stronami
Zważywszy na fakt, że:
- Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług noclegowych, gastronomicznych, usług polegających na wynajmie sal szkoleniowych oraz transportu uczestników szkoleń w ramach projektu „Moje kompetencje – Twój sukces”, realizowanego przez Erę Ewaluacji Sp. z o.o. w partnerstwie z BRAS Biuro Rozwoju Aktywności Społecznej Robert Jaworski / Niepubliczny Ośrodek, Doskonalenia Nauczycieli BRAS, Centrum Doskonalenia Nauczycieli w Koninie, Ośrodek Doskonalenia Nauczycieli w Zielonej Górze, Małgorzatę Osińską Nauczyciel XXI, w ramach Programu Operacyjnego WIEDZA EDUKACJA ROZWÓJ, Działanie 2.10 Wysoka jakość systemu oświaty współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego.
- Wykonawca oświadcza, że posiada odpowiednie zasoby, doświadczenie i personel dające rękojmię właściwego wykonania przedmiotu zamówienia
Strony postanawiają co następuje:
§ 1 Przedmiot umowy
- Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się wykonać usługi polegające na świadczeniu usług noclegowych, gastronomicznych oraz usług polegających na wynajmie sal szkoleniowych.
- Szczegółowy zakres usługi, określający poszczególne jej elementy oraz liczbę uczestników korzystających z poszczególnych elementów usługi zawarty jest w Załączniku 1 do Umowy (Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia).
- Strony oświadczają, że zmiana Załącznika 1, pod rygorem nieważności wymaga pisemnej zgody obu Stron, jednakże nie wymaga formy aneksu do Umowy.
- Usługi świadczone na mocy Umowy finansowane będą w całości ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Projektu.
- Usługi świadczone będą w ……………………………………………………………………………….. w ………………….
- Usługi obejmują zakres określony w Załączniku 1. Usługi niewymienione w Załączniku 1 będą płatne dodatkowo w oparciu o zamówienie przesłane drogą elektroniczną, o ile Strony Umowy nie postanowią inaczej.
- Wykonawca może podzlecać część wykonania usług będących przedmiotem umowy jednakże za wykonanie usług przez podmioty trzecie Wykonawca odpowiada jak za własne.
- Przed szkoleniem Zamawiający zobowiązuje się do przedstawienia Wykonawcy nie później niż w terminie 3 dni przed rozpoczęciem szkolenia listy uczestników.
- Do kontaktów w sprawach związanych z realizacją usług będących przedmiotem Umowy strony wyznaczają:
- Ze strony Zamawiającego: ………………………………, Tel.: …………………………, email: ……………………………………..
- Ze strony Wykonawcy: ……………………………., Tel.: …………………………, email: ……………………………………..
- Za wykonanie Usług określonych w umowie Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie według cennika, stanowiącego Załącznik 2 do Umowy, obliczone za rzeczywiste wykorzystanie poszczególnych elementów usług przypadające na osoby obecne na szkoleniu, z zastrzeżeniem postanowień ust. 2-8 poniżej.
- Zamawiający nie ma obowiązku zorganizowania wszystkich szkoleń określony w Załączniku nr 1. Szkolenia będą organizowane w zależności od faktycznych potrzeb i na podstawie ustalanego wcześniej harmonogramu.
- Zwiększenie wartości zamówienie nie może przekroczyć 50% szacunkowego wynagrodzenia określonego w Załączniku nr 2 do Umowy.
- Szkolenia realizowane są według harmonogramu znajdującego się w Załączniku nr 1 do Umowy.
- Na 3 dni przed ustalonym terminem szkolenia Zamawiający wysyła drogą elektroniczną wstępną listę uczestników szkolenia. Wykonawca będzie miał obowiązek zarezerwowania miejsc noclegowych oraz sal szkoleniowych w wielkości odpowiadającej przesłanej liście uczestników. Jeżeli szacunkowa liczba uczestników będzie wyższa od szacunkowej liczby uczestników danego szkolenia określonej w Załączniku nr 1 do Umowy, Wykonawca będzie musiał wyrazić zgodę na jej zwiększenie. Jeżeli w wyniku dużego zainteresowania szkoleniem, Zamawiający będzie chciał zwiększyć liczbę grup szkoleniowych, Wykonawca będzie musiał wyrazić na to zgodę.
- Na 3 dni przed ustalonym terminem szkolenia Zamawiający prześle drogą elektroniczną ostateczną liczbę uczestników szkoleń. Na jej podstawie będą następowały rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą. W tym samym terminie Zamawiający może zrezygnować z organizacji całego szkolenia. Zamawiający może też zwiększyć liczbę rezerwacji w porównaniu do rezerwacji dokonanej zgodnie z zapisami ust. 5. W takim przypadku Wykonawca musi wyrazić na to zgodę.
- W przypadku, gdy zgłoszony zgodnie z ust. 6 uczestnik lub uczestnicy szkolenia nie pojawią się na szkoleniu, Zamawiający płaci jedynie za pierwszy dzień szkoleniowy i nocleg odwołanych rezerwacji osób. Podstawą dokonania zmian będzie powiadomienie za pomocą poczty elektronicznej.
- W przypadku, gdy niewywiązanie się przez Zamawiającego z zobowiązań, o których mowa w niniejszej umowie, spowodowane jest siłą wyższą - Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności.
- Każde szkolenie będzie zamknięte protokołem odbioru opisującym wykonane usługi, który stanowi Załącznik nr 3 do Umowy.
- Podstawą do wypłaty wynagrodzenia będzie poprawnie wystawiona faktura zatwierdzona przez Zamawiającego. Wykonawca wystawi fakturę nie wcześniej niż w dniu podpisania protokołu odbioru o którym mowa w ust. 9.
- Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie przelewem na konto wskazane przez Wykonawcę w terminie 30 dni od daty otrzymania poprawnie wystawionej faktury, o której mowa w ust. 10, pod warunkiem przekazania środków na konto Zamawiającego przez Partnera Wiodącego projektu. W przypadku wstrzymania opłacenia faktury z powodu braku środków Zamawiający ma obowiązek udokumentowania tego przed Wykonawcą poprzez przedstawienie potwierdzonej przez bank informacji o stanie rachunku bankowego przeznaczonego dla projektu. Zamawiający opłaci zaległą fakturę niezwłocznie po otrzymaniu na rachunek projektu środków przekazanych przez Lidera projektu.
- Datą zapłaty jest data obciążenia rachunku Zamawiającego.
- W przypadku nienależytego wykonania usług będących przedmiotem Umowy Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości 10% wynagrodzenia brutto za szkolenie, które zostało nienależycie wykonane. Przez nienależyte wykonanie usług należy rozumieć wykonanie usług w sposób niezgodny z warunkami opisanymi w Załączniku 1, pod warunkiem, że zastrzeżenia dotyczące sposobu wykonania usługi zgłoszone będą przez Zmawiającego na piśmie najpóźniej ostatniego dnia danego szkolenia. Zamawiający jest zobowiązany przedstawić Wykonawcy swoje zastrzeżenia niezwłocznie w momencie ich identyfikacji, oraz powinien dać Wykonawcy czas na usunięcie przyczyn tych zastrzeżeń. Przy czym czas ich usunięcia nie może wpłynąć w rażący sposób na przebieg szkolenia.
- Umowa zawarta została na czas określony do dnia 31 grudnia 2017r.
- W przypadku rażących naruszeń postanowień Umowy przez jedną ze Stron, druga Strona wezwie pisemnie Stronę naruszającą postanowienia Umowy do usunięcia naruszeń postanowień Umowy wraz ze wskazaniem konkretnych zarzutów i terminu usunięcia naruszeń, nie krótszego jednak niż 7 dni roboczych. W przypadku nieusunięcia naruszeń w wyznaczonym terminie Strona może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym.
- W przypadku wypowiedzenia Umowy przez Zamawiającego w trybie określonym w ust. 2, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia roszczenia z tytułu poniesienia ewentualnej szkody zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego.
- W przypadku wypowiedzenia umowy przez Wykonawcę, w trybie opisanym w ust. 2, z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, Wykonawca zachowuje prawo do wynagrodzenia za usługi wykonane oraz prawo dochodzenia roszczenia z tytułu poniesienia ewentualnej szkody zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego.
- Strony zgodnie ustalają, że nie będą ponosić odpowiedzialności za niewykonanie obowiązków z Umowy wynikających z siły wyższej.
- Dla potrzeb Umowy, siła wyższa oznacza zdarzenie określone – definiowane w Kodeksie Cywilnym.
- Wystąpienie i zakończenie zdarzeń powodujących siłę wyższą, zostanie natychmiast zakomunikowane drugiej Stronie, nie później jednak niż w ciągu 7 dni. Strona informująca o zaistnieniu siły wyższej jest zobowiązana określić zdarzenie, jego przyczyny oraz konsekwencje dla realizacji Umowy.
- Strona, która przekazała pisemne zawiadomienie będzie zwolniona z zobowiązań lub dotrzymania terminu swoich zobowiązań tak długo jak będzie trwało to zdarzenie i / lub jego skutki.
- W przypadku wystąpienia siły wyższej Strony zobowiązane są ustalić nowy termin wykonania przedmiotu Umowy lub podjąć decyzję o jej rozwiązaniu.
- Za opóźnienia wynikłe z wydarzeń spowodowanych siłą wyższą żadna ze Stron nie może żądać odszkodowania, rekompensaty lub udziału w naprawie szkód.
- Żadna ze Stron nie może przenieść na inną osobę praw wynikających z niniejszej Umowy lub innych stosunków prawnych wiążących Strony bez uprzedniej pisemnej zgody drugiej Strony. Strony oświadczają, że podzlecenie zgodnie z § 2 ust. 3 Umowy nie stanowi przeniesienia praw i obowiązków wynikających z Umowy.
- W kwestiach nieuregulowanych niniejszą Umową odpowiednie zastosowanie będą mieć postanowienia Kodeksu cywilnego.
- Wszelkie spory wynikłe między Stronami w związku z zawarciem lub wykonaniem Umowy będą rozstrzygane wyłącznie przez sąd powszechny miejscowo właściwy dla Zamawiającego.
- Zmiana Umowy wymaga dla swej ważności formy pisemnej w postaci aneksu z wyłączeniem zmian w załącznikach.
- Zmiany w załącznikach dla swej ważności wymagają formy pisemnej i zgody obydwu stron.
- Wszelkie dotychczasowe umowy tak pisemne jak i ustne, które dotyczą przedmiotu niniejszej Umowy przestają obowiązywać z chwilą jej podpisania.
- Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
- Integralną cześć Umowy stanowi:
- W przypadku wypowiedzenia umowy przez Wykonawcę, w trybie opisanym w ust. 2, z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, Wykonawca zachowuje prawo do wynagrodzenia za usługi wykonane oraz prawo dochodzenia roszczenia z tytułu poniesienia ewentualnej szkody zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego.
§ 2 Warunki świadczenia usług
- Usługi świadczone będą w ……………………………………………………………………………….. w ………………….
- Usługi obejmują zakres określony w Załączniku 1. Usługi niewymienione w Załączniku 1 będą płatne dodatkowo w oparciu o zamówienie przesłane drogą elektroniczną, o ile Strony Umowy nie postanowią inaczej.
- Wykonawca może podzlecać część wykonania usług będących przedmiotem umowy jednakże za wykonanie usług przez podmioty trzecie Wykonawca odpowiada jak za własne.
- Przed szkoleniem Zamawiający zobowiązuje się do przedstawienia Wykonawcy nie później niż w terminie 3 dni przed rozpoczęciem szkolenia listy uczestników.
- Do kontaktów w sprawach związanych z realizacją usług będących przedmiotem Umowy strony wyznaczają:
- Ze strony Zamawiającego: ………………………………, Tel.: …………………………, email: ……………………………………..
- Ze strony Wykonawcy: ……………………………., Tel.: …………………………, email: ……………………………………..
§ 3 Wynagrodzenie
- Za wykonanie Usług określonych w umowie Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie według cennika, stanowiącego Załącznik 2 do Umowy, obliczone za rzeczywiste wykorzystanie poszczególnych elementów usług przypadające na osoby obecne na szkoleniu, z zastrzeżeniem postanowień ust. 2-8 poniżej.
- Zamawiający nie ma obowiązku zorganizowania wszystkich szkoleń określony w Załączniku nr 1. Szkolenia będą organizowane w zależności od faktycznych potrzeb i na podstawie ustalanego wcześniej harmonogramu.
- Zwiększenie wartości zamówienie nie może przekroczyć 50% szacunkowego wynagrodzenia określonego w Załączniku nr 2 do Umowy.
- Szkolenia realizowane są według harmonogramu znajdującego się w Załączniku nr 1 do Umowy.
- Na 3 dni przed ustalonym terminem szkolenia Zamawiający wysyła drogą elektroniczną wstępną listę uczestników szkolenia. Wykonawca będzie miał obowiązek zarezerwowania miejsc noclegowych oraz sal szkoleniowych w wielkości odpowiadającej przesłanej liście uczestników. Jeżeli szacunkowa liczba uczestników będzie wyższa od szacunkowej liczby uczestników danego szkolenia określonej w Załączniku nr 1 do Umowy, Wykonawca będzie musiał wyrazić zgodę na jej zwiększenie. Jeżeli w wyniku dużego zainteresowania szkoleniem, Zamawiający będzie chciał zwiększyć liczbę grup szkoleniowych, Wykonawca będzie musiał wyrazić na to zgodę.
- Na 3 dni przed ustalonym terminem szkolenia Zamawiający prześle drogą elektroniczną ostateczną liczbę uczestników szkoleń. Na jej podstawie będą następowały rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą. W tym samym terminie Zamawiający może zrezygnować z organizacji całego szkolenia. Zamawiający może też zwiększyć liczbę rezerwacji w porównaniu do rezerwacji dokonanej zgodnie z zapisami ust. 5. W takim przypadku Wykonawca musi wyrazić na to zgodę.
- W przypadku, gdy zgłoszony zgodnie z ust. 6 uczestnik lub uczestnicy szkolenia nie pojawią się na szkoleniu, Zamawiający płaci jedynie za pierwszy dzień szkoleniowy i nocleg odwołanych rezerwacji osób. Podstawą dokonania zmian będzie powiadomienie za pomocą poczty elektronicznej.
- W przypadku, gdy niewywiązanie się przez Zamawiającego z zobowiązań, o których mowa w niniejszej umowie, spowodowane jest siłą wyższą - Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności.
- Każde szkolenie będzie zamknięte protokołem odbioru opisującym wykonane usługi, który stanowi Załącznik nr 3 do Umowy.
- Podstawą do wypłaty wynagrodzenia będzie poprawnie wystawiona faktura zatwierdzona przez Zamawiającego. Wykonawca wystawi fakturę nie wcześniej niż w dniu podpisania protokołu odbioru o którym mowa w ust. 9.
- Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie przelewem na konto wskazane przez Wykonawcę w terminie 30 dni od daty otrzymania poprawnie wystawionej faktury, o której mowa w ust. 10, pod warunkiem przekazania środków na konto Zamawiającego przez Partnera Wiodącego projektu. W przypadku wstrzymania opłacenia faktury z powodu braku środków Zamawiający ma obowiązek udokumentowania tego przed Wykonawcą poprzez przedstawienie potwierdzonej przez bank informacji o stanie rachunku bankowego przeznaczonego dla projektu. Zamawiający opłaci zaległą fakturę niezwłocznie po otrzymaniu na rachunek projektu środków przekazanych przez Lidera projektu.
- Datą zapłaty jest data obciążenia rachunku Zamawiającego.
- W przypadku nienależytego wykonania usług będących przedmiotem Umowy Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości 10% wynagrodzenia brutto za szkolenie, które zostało nienależycie wykonane. Przez nienależyte wykonanie usług należy rozumieć wykonanie usług w sposób niezgodny z warunkami opisanymi w Załączniku 1, pod warunkiem, że zastrzeżenia dotyczące sposobu wykonania usługi zgłoszone będą przez Zmawiającego na piśmie najpóźniej ostatniego dnia danego szkolenia. Zamawiający jest zobowiązany przedstawić Wykonawcy swoje zastrzeżenia niezwłocznie w momencie ich identyfikacji, oraz powinien dać Wykonawcy czas na usunięcie przyczyn tych zastrzeżeń. Przy czym czas ich usunięcia nie może wpłynąć w rażący sposób na przebieg szkolenia.
§ 4 Termin obowiązywania umowy i warunki wypowiedzenia
- Umowa zawarta została na czas określony do dnia 31 grudnia 2017r.
- W przypadku rażących naruszeń postanowień Umowy przez jedną ze Stron, druga Strona wezwie pisemnie Stronę naruszającą postanowienia Umowy do usunięcia naruszeń postanowień Umowy wraz ze wskazaniem konkretnych zarzutów i terminu usunięcia naruszeń, nie krótszego jednak niż 7 dni roboczych. W przypadku nieusunięcia naruszeń w wyznaczonym terminie Strona może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym.
- W przypadku wypowiedzenia Umowy przez Zamawiającego w trybie określonym w ust. 2, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia roszczenia z tytułu poniesienia ewentualnej szkody zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego.
- W przypadku wypowiedzenia umowy przez Wykonawcę, w trybie opisanym w ust. 2, z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, Wykonawca zachowuje prawo do wynagrodzenia za usługi wykonane oraz prawo dochodzenia roszczenia z tytułu poniesienia ewentualnej szkody zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego.
§ 5 Siła wyższa
- Strony zgodnie ustalają, że nie będą ponosić odpowiedzialności za niewykonanie obowiązków z Umowy wynikających z siły wyższej.
- Dla potrzeb Umowy, siła wyższa oznacza zdarzenie określone – definiowane w Kodeksie Cywilnym.
- Wystąpienie i zakończenie zdarzeń powodujących siłę wyższą, zostanie natychmiast zakomunikowane drugiej Stronie, nie później jednak niż w ciągu 7 dni. Strona informująca o zaistnieniu siły wyższej jest zobowiązana określić zdarzenie, jego przyczyny oraz konsekwencje dla realizacji Umowy.
- Strona, która przekazała pisemne zawiadomienie będzie zwolniona z zobowiązań lub dotrzymania terminu swoich zobowiązań tak długo jak będzie trwało to zdarzenie i / lub jego skutki.
- W przypadku wystąpienia siły wyższej Strony zobowiązane są ustalić nowy termin wykonania przedmiotu Umowy lub podjąć decyzję o jej rozwiązaniu.
- Za opóźnienia wynikłe z wydarzeń spowodowanych siłą wyższą żadna ze Stron nie może żądać odszkodowania, rekompensaty lub udziału w naprawie szkód.
§ 6.Postanowienia końcowe
- Żadna ze Stron nie może przenieść na inną osobę praw wynikających z niniejszej Umowy lub innych stosunków prawnych wiążących Strony bez uprzedniej pisemnej zgody drugiej Strony. Strony oświadczają, że podzlecenie zgodnie z § 2 ust. 3 Umowy nie stanowi przeniesienia praw i obowiązków wynikających z Umowy.
- W kwestiach nieuregulowanych niniejszą Umową odpowiednie zastosowanie będą mieć postanowienia Kodeksu cywilnego.
- Wszelkie spory wynikłe między Stronami w związku z zawarciem lub wykonaniem Umowy będą rozstrzygane wyłącznie przez sąd powszechny miejscowo właściwy dla Zamawiającego.
- Zmiana Umowy wymaga dla swej ważności formy pisemnej w postaci aneksu z wyłączeniem zmian w załącznikach.
- Zmiany w załącznikach dla swej ważności wymagają formy pisemnej i zgody obydwu stron.
- Wszelkie dotychczasowe umowy tak pisemne jak i ustne, które dotyczą przedmiotu niniejszej Umowy przestają obowiązywać z chwilą jej podpisania.
- Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
- Integralną cześć Umowy stanowi:
a) Załącznik 1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.
b) Załącznik 2 Cennik szkoleń.
c) Załącznik nr 3 Wzór protokołu odbioru szkolenia.
d) Odpis KRS Wykonawcy.
e) Odpis KRS Zamawiającego.
Wykonawca Zamawiający