Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru ośrodka szkoleniowego/hotelu w Warszawie lub okolicach miasta na potrzeby szkoleń w ramach projektu „Moje kompetencje – Twój sukces”

Warszawa, 10/08/2017r.

Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru ośrodka szkoleniowego/hotelu w Warszawie lub okolicach miasta na potrzeby szkoleń

w ramach projektu  „Moje kompetencje – Twój sukces”

 

  1. I.                    ZAMAWIAJĄCY:

Era Ewaluacji Sp. z o.o.

Ul. Kasprowicza 30/16

01-871 Warszawa

 

  1. II.                 PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług noclegowych, gastronomicznych, usług polegających na wynajmie sal szkoleniowych oraz transportu uczestników szkoleń w ramach projektu „Moje kompetencje – Twój sukces”, realizowanego przez Erę Ewaluacji Sp. z o.o. w partnerstwie z BRAS Biuro Rozwoju Aktywności Społecznej Robert Jaworski / Niepubliczny Ośrodek, Doskonalenia Nauczycieli BRAS, Centrum Doskonalenia Nauczycieli w Koninie, Ośrodek Doskonalenia Nauczycieli w Zielonej Górze, Małgorzatę Osińską Nauczyciel XXI, w ramach Programu Operacyjnego WIEDZA EDUKACJA ROZWÓJ, Działanie 2.10 Wysoka jakość systemu oświaty współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego.

Całość usługi musi być zrealizowana w jednym miejscu oraz na terenie jednego ośrodka. Sale wykładowe, noclegowe oraz miejsce, w którym będą podawane posiłki muszą być zlokalizowane w tym samym obiekcie lub na terenie tego samego ośrodka. Ośrodek musi być zlokalizowany w Warszawie lub okolicach miasta w odległości nie przekraczającej 20 km od Dworca Centralnego PKP. Odległość maks. 20 km rozumiana jest jako odległość liczona według dostępnych dróg publicznych.

Wykonawca ubiegający się o zamówienie musi zagwarantować wykonanie usługi we wszystkich niżej wymienionych terminach.

28-30.09.2017

19-21.10.2017

26-28.10.2017

09-11.11.2017

30.11.-02.12.2017

14-16.12.2017

 

Terminy poszczególnych szkoleń mogą ulec zmianie w przypadku niezebrania się odpowiedniej liczby uczestników szkolenia. Zmiana terminu będzie każdorazowo uzgadniana z Wykonawcą. Liczba szkoleń nie ulegnie zmianie.

 

Ponadto Wykonawca musi spełnić wszystkie opisane poniżej warunki:

 

1. Infrastruktura szkoleniowa:

  1. Wykonawca zapewni odpowiednią infrastrukturę umożliwiającą realizację programu spotkania dla zgłoszonej liczby osób.
  2. Hotel musi dysponować minimum trzema odpowiednimi salami szkoleniowymi/konferencyjnymi dla trzech grup liczących 20 osób (ustawienie krzeseł w podkowę).
  3. Wszystkie sale powinny znajdować się w tym samym budynku na tym samym piętrze, tak by uczestnicy szkolenia z różnych grup mieli łatwy kontakt ze sobą podczas przerw.
  4. Każda sala musi być wyposażona w:

a)        klimatyzację,

b)        dostęp do bezprzewodowego Internetu,

c)        dostęp do światła dziennego z możliwością zaciemnienia okien, np. roletami, żaluzjami. Powierzchnia okien z możliwością otwierania w każdej sali nie mniejsza niż 15 m2.

d)        sprzęt szkoleniowy i multimedialny, tj. m.in.: laptop kompatybilny z projektorem multimedialnym, nagłośnienie sali, tablicę flipchart z papierem i flamastrami, ekran projekcyjny o rozmiarze zapewniającym czytelność prezentowanych materiałów multimedialnych,

e)        obsługę techniczną dostępną podczas trwania spotkania.

f)         przynajmniej jedna sala powinna mieć udogodnienia dla osób niepełnosprawnych

2. Miejsce noclegowe i transport:

  1. Wykonawca zapewni nocleg dla około 60 osób w obiekcie o standardzie trzygwiazdkowym lub w obiekcie spełniającym kryteria obiektu trzygwiazdkowego w pokojach dwuosobowych oraz 3 osobowych. Pokoje będą wyposażone w dostęp do bezprzewodowego Internetu oraz  łazienkę.
  2. Wykonawca zapewni odpowiednio przygotowane pokoje dla osób z niepełnosprawnością, poruszających się na wózkach (min. 2 pokoje).
  3. Uczestnicy będą mieli dostęp do części wspólnej obiektu z meblami umożliwiającymi relaks dla użytkowników, z dostępem do terenu zielonego, z możliwością użytkowania sprzętu telewizyjnego.
  4. Bezpłatny parking dla uczestników szkolenia.
  5. Bezpłatny dostęp do Wi-Fi.
  6. Wykonawca zapewni bezpłatny transport z i do Dworca Centralnego w Warszawie oraz z Lotniska im. Fryderyka Chopina dla Uczestników szkolenia, którzy zgłoszą taką potrzebę. Transport będzie zapewniony pierwszego oraz ostatniego dnia każdego szkolenia.
    1. 3.      Wyżywienie:
      1. Wykonawca zapewni wyżywienie dla około 60 osób w każdym dniu spotkania:

I dnia:

1)        dostęp do serwisu kawowego w czasie trwania spotkania (od godz. 11.00 do 17.00), w czasie którego podane zostaną:  napoje gorące i zimne (w tym herbata – co najmniej trzy rodzaje, jedna czarna i jedna owocowa; kawa z ekspresu; soki – co najmniej 0,5 l. dla każdej osoby; woda mineralna gazowana/niegazowana – co najmniej 0,5 l. dla każdej osoby), kruche ciasteczka. Serwis kawowy powinien znajdować się w tym samym obiekcie, na zewnątrz sali szkoleniowej.

2)        obiad (godz. 13:00) składający się z dwóch dań gorących: zupa oraz dwa dania główne do wyboru, w tym jedno wegetariańskie, napoje zimne (woda mineralna gazowana/niegazowana – co najmniej 0,25 l. dla każdej osoby). Miejsce podawania obiadu powinno znajdować się w tym samym obiekcie.

3)        kolacja (godz. 18.30), w formie grillowanej (jeżeli pozwalają na to warunki) zawierająca minimum 3 rodzaje przystawek (na zimno oraz na ciepło, w tym jedna wegetariańska), 4 rodzaje dań grillowanych (3 rodzaje mięs, warzywa), napoje gorące i zimne (w tym herbata – co najmniej trzy rodzaje, w tym jedna czarna i jedna owocowa; kawa z ekspresu; soki – co najmniej 0,5 l. dla każdej osoby; woda mineralna gazowana/niegazowana – co najmniej 0,5 l. dla każdej osoby) oraz ciasta na paterach.

Opcjonalnie kolacja tradycyjna (nie  w formie grillowanej).  Kolacja zasiadana w formie bufetu składająca się z dwóch dań gorących: zupa oraz dwa rodzaje ciepłych dań głównych do wyboru (w tym jedna potrawa wegetariańska lub wegańska), min 2 dodatki skrobiowe, min 3 rodzaje dodatków warzywnych, napoje gorące: 3 rodzaje herbat, kawa z ekspresu, soki 2 rodzaje 0,5 l/os, woda gazowana i niegazowana 0,5 l/os 

 

II dnia:

1)     śniadanie (godz. 8:00) w formie bufetu z gorącymi i zimnym napojami (w tym herbata – co najmniej trzy rodzaje, w tym jedna czarna i jedna owocowa; kawa z zaparzacza lub ekspresu; soki – co najmniej 0,5 l. dla każdej osoby; woda mineralna gazowana/niegazowana – co najmniej 0,5 l. dla każdej osoby). Miejsce podawania śniadania powinno znajdować się w tym samym obiekcie co sale szkoleniowe.

2)     dostęp do serwisu kawowego w czasie trwania spotkania (od godz. 10:30 do 17:00), w czasie którego podane zostaną:  napoje gorące i zimne (w tym herbata – co najmniej trzy rodzaje, jedna czarna i jedna owocowa; kawa z ekspresu; soki – co najmniej 0,5 l. dla każdej osoby; woda mineralna gazowana/niegazowana – co najmniej 0,5 l. dla każdej osoby), Serwis kawowy powinien znajdować się w tym samym obiekcie, na zewnątrz sali szkoleniowej.

3)     obiad (godz. 13:00) składający się z dwóch dań gorących: zupa oraz dwa dania główne do wyboru, w tym jedno wegetariańskie, napoje zimne (woda mineralna gazowana/niegazowana – co najmniej 0,25 l. dla każdej osoby). Miejsce podawania obiadu powinno znajdować się w tym samym obiekcie, na tym samym piętrze co sala szkoleniowa.

4)           kolacja (godz. 18.30), w formie grillowanej   (jeżeli pozwalają na to warunki) zawierająca minimum 3 rodzaje przystawek (na zimno oraz na ciepło, w tym jedna wegetariańska), 4 rodzaje dań grillowanych (3 rodzaje mięs, warzywa), napoje gorące i zimne (w tym herbata – co najmniej trzy rodzaje, w tym jedna czarna i jedna owocowa; kawa z ekspresu; soki – co najmniej 0,5 l. dla każdej osoby; woda mineralna gazowana/niegazowana – co najmniej 0,5 l. dla każdej osoby) oraz ciasta na paterach.

Opcjonalnie kolacja tradycyjna (nie  w formie grillowanej)  Kolacja zasiadana w formie bufetu składająca się z dwóch dań gorących: zupa oraz dwa rodzaje ciepłych dań głównych do wyboru (w tym jedna potrawa wegetariańska lub wegańska), min 2 dodatki skrobiowe, min 3 rodzaje dodatków warzywnych, napoje gorące: 3 rodzaje herbat, kawa z ekspresu, soki 2 rodzaje 0,5 l/os, woda gazowana i niegazowana 0,5 l/os .

III dnia:

1)     śniadanie (godz. 7:00) w formie bufetu z gorącymi i zimnym napojami (w tym herbata – co najmniej trzy rodzaje, w tym jedna czarna i jedna owocowa; kawa z zaparzacza lub ekspresu; soki – co najmniej 0,5 l. dla każdej osoby; woda mineralna gazowana/niegazowana – co najmniej 0,5 l. dla każdej osoby). Miejsce podawania śniadania powinno znajdować się w tym samym obiekcie co sale szkoleniowe.

2)     dostęp do serwisu kawowego w czasie trwania spotkania (od godz. 9:30 do 12:30), w czasie którego podane zostaną:  napoje gorące i zimne (w tym herbata – co najmniej trzy rodzaje, jedna czarna i jedna owocowa; kawa z ekspresu; soki – co najmniej 0,5 l. dla każdej osoby; woda mineralna gazowana/niegazowana – co najmniej 0,5 l. dla każdej osoby), Serwis kawowy powinien znajdować się w tym samym obiekcie, na zewnątrz sali szkoleniowej.

3)     obiad (godz. 11:45) składający się z dwóch dań gorących: zupa oraz dwa dania główne do wyboru, w tym jedno wegetariańskie, napoje zimne (woda mineralna gazowana/niegazowana – co najmniej 0,25 l. dla każdej osoby). Miejsce podawania obiadu powinno znajdować się w tym samym obiekcie.

 

Zamawiający przewiduje możliwość zwiększenia zamówienia w stosunku do planowanej w Zapytaniu ofertowym liczby szkoleń w trakcie obowiązywania umowy. Każde zwiększenie zakresu zamówienia będzie każdorazowo uzgadniane z Wykonawcą. Wykonawca będzie miał obowiązek realizować dodatkowe zamówienia po stawkach jednostkowych zgodnie z Formularzem cenowym złożonym w Ofercie oraz na zasadach i w standardzie określonych w powyższym opisie przedmiotu zamówienia. Całkowita wartość zamówień dodatkowych nie może przekroczyć 50% wartości zamówienia podstawowego.

 

Słownik Zamówień (CPV):

- 55110000-4 – hotelarskie usługi noclegowe;

- 55120000-7 – usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji;

- 55300000-3 – usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków.

  1. III.               TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA:

Usługa będzie świadczona w okresie: od września do 31 grudnia 2017r.

  1. IV.               WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:
  2. Wykonawca ubiegający się o zamówienie musi dysponować bazą lokalową odpowiadającą parametrom technicznym określonym w części II zapytania ofertowego.
  3. Poprzez dysponowanie bazą lokalową rozumie się posiadanie prawa własności, współwłasności, zarządzania, etc. obiektem hotelowo-konferencyjnym.
  4. Wykonawcy ubiegający się o zamówienie zobowiązani są do wskazania w ofercie obiektu, w którym realizowane będą usługi objęte zapytaniem ofertowym.
  5. W przypadku ofert składanych przez agencje czy pośredników, nie posiadających bezpośredniego prawa do dysponowania wskazanym w ofercie obiektem, Wykonawca do oferty musi dołączyć kopię umowy zawartej z dysponentem obiektu dotyczącą współpracy lub kopie innego dokumentu wyrażającego zgodę przez dysponenta obiektu na organizację szkoleń w obiekcie, którego jest właścicielem.
  6. O udzielenie zamówienia nie mogą się ubiegać wykonawcy powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Wykonawcą a Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, polegające w szczególności na:

- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

- posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;

- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

- pozostawania w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

 

  1. V.                 DOKUMENTY WYMAGANE PRZY ZŁOŻENIU OFERTY:
  2. Wypełniona oferta cenowa na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, z podpisanymi oświadczeniami.
  3. Zdjęcia sal szkoleniowych (po 2 zdjęcia każdej sali z różnych perspektyw).
  4. Kopia umowy z właścicielem obiektu lub innego dokumentu wyrażającego zgodę przez dysponenta obiektu na organizację szkoleń w obiekcie, którego jest właścicielem w przypadku ofert składanych przez agencje, pośredników, etc.

 

  1. VI.               KRYTERIUM OCENY OFERTY:
Lp. Kryterium  Maksymalna ilość punktów
1 Cena.  70 pkt.
2 Teren zielony do wykorzystania w celach dydaktycznych lub integracji uczestników 30 pkt.

RAZEM:

100 pkt.

 

  1. SPOSÓB OCENY OFERT:
  2. Cena.

 

Punkty za kryterium „cena” zostaną obliczone wg następującego wzoru:

 

Cena ofertowa brutto oferty najtańszej

X 70 = ilość punktów

Cena ofertowa brutto oferty badanej

 

  1. Teren zielony do wykorzystania w celach dydaktycznych lub integracji uczestników.

a)      jeżeli na terenie obiektu znajduje się miejsce na świeżym powietrzu, w którym istnieje możliwość zorganizowania zajęć integracyjnych dla uczestników (min. 60 osób) szkolenia, Zamawiający przyzna 15 pkt.

b)     jeżeli na terenie obiektu znajduje się miejsce na świeżym powietrzu, w którym istnieje możliwość zorganizowania kolacji dla uczestników szkolenia (min. 60 osób) szkolenia (grill, ognisko, kolacja na świeżym powietrzu), Zamawiający przyzna 15 pkt.

 

 

  1. VIII.          OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY:
  2. Oferta musi być sporządzona w języku polskim, na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1.
  3. Wartość oferty musi być wyrażona w cenach brutto w PLN dla całości zamówienia oraz dla cen jednostkowych, zgodnie z Załącznikiem nr 1.
  4. Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych.
  5. Zamawiający poprawi w ofertach błędy rachunkowe. Podstawą do poprawienia błędów rachunkowych będą ceny jednostkowe podane przez Oferentów.
  6. Złożenie oferty niepoprawnej formalnie (oferty wariantowej, bez podania cen brutto, nie wypełnionej we wszystkich częściach formularza ofertowego, nie odpowiadającej specyfikacji określonej w części II, bez kompletu załączników, o których mowa w części V, etc.) skutkować będzie odrzuceniem oferty.
  7. Złożenie oferty niezgodnej z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu  Spójności na lata 2014 – 2020

 

  1. IX.               TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT:
  2. Ofertę można składać w formie elektronicznej na adres: szkolenia@eraewaluacji.pl, lub pocztą tradycyjną listem poleconym na adres:

Era Ewaluacji Sp. z o.o.

ul. Kasprowicza 30/16

01-871 Warszawa

  1. Ofertę należy złożyć do dnia 18 sierpnia 2017r. O terminie wpłynięcia oferty decyduje data dotarcie oferty na ww. adres e-mail (w przypadku składania ofert w formie elektronicznej) lub data odbioru oferty w biurze Zamawiającego (w przypadku składania ofert za pośrednictwem operatora pocztowego.
  2. Zamawiający nie przewiduje przyjmowania ofert  składanych osobiście.
  3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

 

  1. X.                  TRYB UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ:
  2. Każdy Oferent ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści przedmiotowego zapytania ofertowego w terminie do 14.08.2017r. Pytania Oferenta muszą być sformułowane na piśmie i wysłane elektronicznie na adres e-mail: szkolenia@eraewaluacji.pl.
  3. Zamawiający niezwłocznie udzieli odpowiedzi i odeśle ją w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w zapytaniu.

 

  1. XI.               TRYB I TERMIN OGŁOSZENIA WYNIKÓW POSTĘPOWANIA:
  2. Wszyscy Oferenci, którzy złożą swoje oferty zostaną powiadomieni o wynikach postępowania, a wybrany Oferent dodatkowo zostanie poinformowany o terminie i miejscu podpisania umowy.
  3. Wyniki wyboru Oferenta zostaną wysłane najpóźniej w dniu 31 sierpnia 2017r.
  4. Zamawiający pozostawia sobie możliwość dokonania przed ogłoszeniem wyników, wizji lokalnej ośrodka, który uzyska największą liczbę punktów, w celu zweryfikowania na miejscu informacji zawartych w Ofercie.

 

  1. XII.             TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
  2. Wykonawca związany jest ofertą przez okres 30 dni licząc od dnia, w którym upływa termin składania ofert.

 

  1. XIII.          UWAGI:
  2. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.).
  3. Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności w rozumieniu Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
  4. Zamawiający zastrzega, że odstąpi od podpisania umowy z Oferentem, którego oferta otrzyma największą liczbę punktów, jeżeli cena oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający planuje przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

 

Załącznik Nr 1

OFERTA CENOWA

dotycząca zapytanie ofertowe na wybór ośrodka szkoleniowego/hotelu w Warszawie lub okolicach miasta, na potrzeby szkoleń w ramach projektu  „Moje kompetencje – Twój sukces”

 

 

Składający ofertę:

 

……………………………………………..

                 (nazwa firmy)

 

 

 

……………………………………………..

                      (adres)

 

OŚWIADCZAM, ŻE:

1)           zapoznaliśmy się z opisem przedmiotu zamówienia w części II zapytania ofertowego, oraz potwierdzam, że dysponujemy bazą lokalową odpowiadającą parametrom technicznym określonym w części II zapytania ofertowego we wszystkich  terminach podanych w części II zapytania;

2)           spełniamy wszystkie warunki opisane w części IV zapytania ofertowego;

3)           zobowiązujemy się  do stosowania cen jednostkowych wymienionych w formularzu cenowym, przez cały czas trwania umowy;

4)           złożona przeze mnie oferta jest ważna przez 30 dni licząc od dnia, w którym mija termin składania ofert;

5)           akceptuję warunki umowy, której wzór stanowi Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego, a która zostanie podpisana w przypadku wybrania mojej / naszej  oferty;

6)           oświadczam, że nie łączą mnie z Zamawiającym powiązania kapitałowe oraz osobowe, o których mowa w pkt. IV.5.

……………………………………………………………………

(podpis Oferenta lub osoby upoważnionej)

…………………………………

(data, miejscowość)

 

Miejscem realizacji usługi będzie:

………………………………..

(nazwa ośrodka)

 

……………………………….

(adres)

 

……………………………….

(rodzaj prawa do dysponowania ośrodkiem)

 

 

 

Tak/ nie
Na terenie obiektu lub w bezpośrednim sąsiedztwie znajduje się miejsce na świeżym powietrzu, w którym istnieje możliwość zorganizowania zajęć integracyjnych dla uczestników szkolenia  dla min. 60 osób.

Na terenie obiektu lub w bezpośrednim sąsiedztwie znajduje się miejsce na świeżym powietrzu, w którym istnieje możliwość zorganizowania kolacji dla uczestników szkolenia (min. 60 osób) szkolenia (grill, ognisko, kolacja na świeżym powietrzu).

 

 

 

……………………………………………………………………

(podpis Oferenta lub osoby upoważnionej)

…………………………………

(data, miejscowość)

 

 


 

Formularz cenowy:

Lp. Rodzaj kosztu Opis Cena brutto jednostkowa
Koszt ogólny
1 Średni koszt osobodnia Koszt uwzględniający wszystkie opisane w części II zamówienia warunki dla 3 grup szkoleniowych  liczących ok 20 osób każda
Koszt jednostkowy
2 Koszt noclegu 1 osoby. Nocleg w czasie szkoleń realizowanych w terminach zgodnie z zapytaniem ofertowym dla 3 grup szkoleniowych  liczących ok 20 osób każda
3 Koszt śniadania Szacowana liczba śniadań: ok. 60 w każdym dniu (zgodnie z opisem zamówienia w cz. II)
4 Koszt obiadu Szacowana liczba obiadów: ok. 60 w każdym dniu (zgodnie z opisem zamówienia w cz. II)
5 Koszt kolacji Szacowana liczba kolacji: 60 w każdym dniu (zgodnie z opisem zamówienia w cz. II)
6 Koszt serwisu kawowego Szacowana liczba osób na serwisach kawowych: 60 w każdym dniu (zgodnie z opisem zamówienia w cz. II)
7 Koszt godziny wynajęcia  jednej sali szkoleniowej Koszt wynajęcia sali wraz ze sprzętem i w standardzie zgodnym z opisem w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia.

Liczba godzin szkoleniowych dla 1 grupy w czasie jednego 3-dniowego zjazdu: 24h,

Liczba grup szkoleniowych w trakcie jednego zjazdu: 3

 

……………………………………………………………………

(podpis Oferenta lub osoby upoważnionej)

…………………………………

(data, miejscowość)

 

 

Załącznik Nr 2

Numer umowy

…/…/2017/POWER

                                                                                              Warszawa, dnia … …………… 2017

UMOWA ZLECENIA

zawarta  w dniu …. …………… 2017 pomiędzy Erą Ewaluacji Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Kasprowicza 30/16, 01-071 Warszawa, KRS pod numerem 0000309363, REGON 141386958, NIP 1181949210, zwaną dalej „Zleceniodawcą”, reprezentowaną przez Tomasza Kochana -  Wiceprezesa Zarządu,

Zwanym dalej „Zamawiającym”

a

……………………………………………………, ….-…… ……………., ul. …………………. Zarejestrowanym w Sądzie Rejonowym …………………………, …… Wydział Gospodarczy, Krajowy Rejestr Sądowy numer KRS: …………………, nr REGON: ………………………….., nr NIP: ……………………….., reprezentowanym przez:

……………………… – ………………….

Zwanym dalej „Wykonawcą”

 

Zamawiający i Wykonawca zwani będą również Stroną lub łącznie Stronami

 

Zważywszy na fakt, że:

  1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług noclegowych, gastronomicznych, usług polegających na wynajmie sal szkoleniowych oraz transportu uczestników szkoleń w ramach projektu „Moje kompetencje – Twój sukces”, realizowanego przez Erę Ewaluacji Sp. z o.o. w partnerstwie z BRAS Biuro Rozwoju Aktywności Społecznej Robert Jaworski / Niepubliczny Ośrodek, Doskonalenia Nauczycieli BRAS, Centrum Doskonalenia Nauczycieli w Koninie, Ośrodek Doskonalenia Nauczycieli w Zielonej Górze, Małgorzatę Osińską Nauczyciel XXI, w ramach Programu Operacyjnego WIEDZA EDUKACJA ROZWÓJ, Działanie 2.10 Wysoka jakość systemu oświaty współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego.
  1. Wykonawca oświadcza, że posiada odpowiednie zasoby, doświadczenie i personel dające rękojmię właściwego wykonania przedmiotu zamówienia

Strony postanawiają co następuje:

§ 1 Przedmiot umowy

  1. Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się wykonać usługi polegające na świadczeniu usług noclegowych, gastronomicznych oraz usług polegających na wynajmie sal szkoleniowych.
  2. Szczegółowy zakres usługi, określający poszczególne jej elementy oraz liczbę uczestników korzystających z poszczególnych elementów usługi zawarty jest w Załączniku 1 do Umowy (Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia).
  3. Strony oświadczają, że zmiana Załącznika 1, pod rygorem nieważności wymaga pisemnej zgody obu Stron, jednakże nie wymaga formy aneksu do Umowy.
  4. Usługi świadczone na mocy Umowy finansowane będą w całości ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Projektu.
  5. Usługi świadczone będą w ……………………………………………………………………………….. w ………………….
  6. Usługi obejmują zakres określony w Załączniku 1. Usługi niewymienione w Załączniku 1 będą płatne dodatkowo w oparciu o zamówienie przesłane drogą elektroniczną, o ile Strony Umowy nie postanowią inaczej.
    1. Wykonawca może podzlecać część wykonania usług będących przedmiotem umowy jednakże za wykonanie usług przez podmioty trzecie Wykonawca odpowiada jak za własne.
    2. Przed szkoleniem Zamawiający zobowiązuje się do przedstawienia Wykonawcy nie później niż w terminie 3 dni przed rozpoczęciem szkolenia listy uczestników.
    3. Do kontaktów w sprawach związanych z realizacją usług będących przedmiotem Umowy strony wyznaczają:
      1. Ze strony Zamawiającego: ………………………………, Tel.: …………………………, email: ……………………………………..
      2. Ze strony Wykonawcy: ……………………………., Tel.: …………………………, email: ……………………………………..
      3. Za wykonanie Usług określonych w umowie Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie według cennika, stanowiącego Załącznik 2 do Umowy, obliczone za rzeczywiste wykorzystanie poszczególnych elementów usług przypadające na osoby obecne na szkoleniu, z zastrzeżeniem postanowień ust. 2-8 poniżej.
      4. Zamawiający nie ma obowiązku zorganizowania wszystkich szkoleń określony w Załączniku nr 1. Szkolenia będą organizowane w zależności od faktycznych potrzeb i na podstawie ustalanego wcześniej harmonogramu.
      5. Zwiększenie wartości zamówienie nie może przekroczyć 50% szacunkowego wynagrodzenia określonego w Załączniku nr 2 do Umowy.
      6. Szkolenia realizowane są według harmonogramu znajdującego się w Załączniku nr 1 do Umowy.
      7. Na 3 dni przed ustalonym terminem szkolenia Zamawiający wysyła drogą elektroniczną wstępną listę uczestników szkolenia. Wykonawca będzie miał obowiązek zarezerwowania miejsc noclegowych oraz sal szkoleniowych w wielkości odpowiadającej przesłanej liście uczestników. Jeżeli szacunkowa liczba uczestników będzie wyższa od szacunkowej liczby uczestników danego szkolenia określonej w Załączniku nr 1 do Umowy, Wykonawca będzie musiał wyrazić zgodę na jej zwiększenie. Jeżeli w wyniku dużego zainteresowania szkoleniem, Zamawiający będzie chciał zwiększyć liczbę grup szkoleniowych, Wykonawca będzie musiał wyrazić na to zgodę.
      8. Na 3 dni przed ustalonym terminem szkolenia Zamawiający prześle drogą elektroniczną ostateczną liczbę uczestników szkoleń. Na jej podstawie będą następowały rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą. W tym samym terminie Zamawiający może zrezygnować z organizacji całego szkolenia. Zamawiający może też zwiększyć liczbę rezerwacji w porównaniu do rezerwacji dokonanej zgodnie z zapisami ust. 5. W takim przypadku Wykonawca musi wyrazić na to zgodę.
      9. W przypadku, gdy zgłoszony zgodnie z ust. 6 uczestnik lub uczestnicy szkolenia nie pojawią się na szkoleniu, Zamawiający płaci jedynie za pierwszy dzień szkoleniowy i nocleg  odwołanych rezerwacji osób. Podstawą dokonania zmian będzie powiadomienie za pomocą poczty elektronicznej.
      10. W przypadku, gdy niewywiązanie się przez Zamawiającego z zobowiązań, o których mowa w niniejszej umowie, spowodowane jest siłą wyższą -  Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności.
      11. Każde szkolenie będzie zamknięte protokołem odbioru opisującym wykonane usługi, który stanowi Załącznik nr 3 do Umowy.
      12. Podstawą do wypłaty wynagrodzenia będzie poprawnie wystawiona faktura zatwierdzona przez Zamawiającego. Wykonawca wystawi fakturę nie wcześniej niż w dniu podpisania protokołu odbioru o którym mowa w ust. 9.
      13. Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie przelewem na konto wskazane przez Wykonawcę w terminie 30 dni od daty otrzymania poprawnie wystawionej faktury,  o której mowa w ust. 10, pod warunkiem przekazania środków na konto Zamawiającego przez Partnera Wiodącego projektu. W przypadku wstrzymania opłacenia  faktury z powodu braku środków Zamawiający ma obowiązek udokumentowania tego przed Wykonawcą poprzez przedstawienie potwierdzonej przez bank informacji o stanie rachunku bankowego przeznaczonego dla projektu. Zamawiający opłaci zaległą fakturę niezwłocznie po otrzymaniu na rachunek projektu środków przekazanych przez Lidera projektu.
      14. Datą zapłaty jest data obciążenia rachunku Zamawiającego.
      15. W przypadku nienależytego wykonania usług będących przedmiotem Umowy Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości 10% wynagrodzenia brutto za szkolenie, które zostało nienależycie wykonane. Przez nienależyte wykonanie usług należy rozumieć wykonanie usług w sposób niezgodny z warunkami opisanymi w Załączniku 1, pod warunkiem, że zastrzeżenia dotyczące sposobu wykonania usługi zgłoszone będą przez Zmawiającego na piśmie najpóźniej ostatniego dnia danego szkolenia. Zamawiający jest zobowiązany przedstawić Wykonawcy swoje zastrzeżenia niezwłocznie w momencie ich identyfikacji, oraz powinien dać Wykonawcy czas na usunięcie przyczyn tych zastrzeżeń. Przy czym czas ich usunięcia nie może wpłynąć w rażący sposób na przebieg szkolenia.
      16. Umowa zawarta została na czas określony do dnia 31 grudnia 2017r.
      17. W przypadku rażących naruszeń postanowień Umowy przez jedną ze Stron, druga Strona wezwie pisemnie Stronę naruszającą postanowienia Umowy do usunięcia naruszeń postanowień Umowy wraz ze wskazaniem konkretnych zarzutów i terminu usunięcia naruszeń, nie krótszego jednak niż 7 dni roboczych. W przypadku nieusunięcia naruszeń w wyznaczonym terminie Strona może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym.
      18. W przypadku wypowiedzenia Umowy przez Zamawiającego w trybie określonym w ust. 2, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia roszczenia z tytułu poniesienia ewentualnej szkody zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego.
        1. W przypadku wypowiedzenia umowy przez Wykonawcę, w trybie opisanym w ust. 2, z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, Wykonawca zachowuje prawo do wynagrodzenia za usługi wykonane oraz prawo dochodzenia roszczenia z tytułu poniesienia ewentualnej szkody zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego.
          1. Strony zgodnie ustalają, że nie będą ponosić odpowiedzialności za niewykonanie obowiązków z Umowy wynikających z siły wyższej.
          2. Dla potrzeb Umowy, siła wyższa oznacza zdarzenie określone – definiowane w Kodeksie Cywilnym.
          3. Wystąpienie i zakończenie zdarzeń powodujących siłę wyższą, zostanie natychmiast zakomunikowane drugiej Stronie, nie później jednak niż w ciągu 7 dni. Strona informująca o zaistnieniu siły wyższej jest zobowiązana określić zdarzenie, jego przyczyny oraz konsekwencje dla realizacji Umowy.
          4. Strona, która przekazała pisemne zawiadomienie będzie zwolniona z zobowiązań lub dotrzymania terminu swoich zobowiązań tak długo jak będzie trwało to zdarzenie i / lub jego skutki.
          5. W przypadku wystąpienia siły wyższej Strony zobowiązane są ustalić nowy termin wykonania przedmiotu Umowy lub podjąć decyzję o jej rozwiązaniu.
          6. Za opóźnienia wynikłe z wydarzeń spowodowanych siłą wyższą żadna ze Stron nie może żądać odszkodowania, rekompensaty lub udziału w naprawie szkód.
          7. Żadna ze Stron nie może przenieść na inną osobę praw wynikających z niniejszej Umowy lub innych stosunków prawnych wiążących Strony bez uprzedniej pisemnej zgody drugiej Strony. Strony oświadczają, że podzlecenie zgodnie z § 2 ust. 3 Umowy nie stanowi przeniesienia praw i obowiązków wynikających z Umowy.
          8. W kwestiach nieuregulowanych niniejszą Umową odpowiednie zastosowanie będą mieć  postanowienia Kodeksu cywilnego.
          9. Wszelkie spory wynikłe między Stronami w związku z zawarciem lub wykonaniem Umowy będą rozstrzygane wyłącznie przez sąd powszechny miejscowo właściwy dla Zamawiającego.
          10. Zmiana Umowy wymaga dla swej ważności formy pisemnej w postaci aneksu z wyłączeniem zmian w załącznikach.
          11. Zmiany w załącznikach dla swej ważności wymagają formy pisemnej i zgody obydwu stron.
          12. Wszelkie dotychczasowe umowy tak pisemne jak i ustne, które dotyczą przedmiotu niniejszej Umowy przestają obowiązywać z chwilą jej podpisania.
          13. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
          14. Integralną cześć Umowy stanowi:

§ 2 Warunki świadczenia usług

  1. Usługi świadczone będą w ……………………………………………………………………………….. w ………………….
  2. Usługi obejmują zakres określony w Załączniku 1. Usługi niewymienione w Załączniku 1 będą płatne dodatkowo w oparciu o zamówienie przesłane drogą elektroniczną, o ile Strony Umowy nie postanowią inaczej.
    1. Wykonawca może podzlecać część wykonania usług będących przedmiotem umowy jednakże za wykonanie usług przez podmioty trzecie Wykonawca odpowiada jak za własne.
  3. Przed szkoleniem Zamawiający zobowiązuje się do przedstawienia Wykonawcy nie później niż w terminie 3 dni przed rozpoczęciem szkolenia listy uczestników.
  4. Do kontaktów w sprawach związanych z realizacją usług będących przedmiotem Umowy strony wyznaczają:
    1. Ze strony Zamawiającego: ………………………………, Tel.: …………………………, email: ……………………………………..
    2. Ze strony Wykonawcy: ……………………………., Tel.: …………………………, email: ……………………………………..

§ 3 Wynagrodzenie

  1. Za wykonanie Usług określonych w umowie Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie według cennika, stanowiącego Załącznik 2 do Umowy, obliczone za rzeczywiste wykorzystanie poszczególnych elementów usług przypadające na osoby obecne na szkoleniu, z zastrzeżeniem postanowień ust. 2-8 poniżej.
  2. Zamawiający nie ma obowiązku zorganizowania wszystkich szkoleń określony w Załączniku nr 1. Szkolenia będą organizowane w zależności od faktycznych potrzeb i na podstawie ustalanego wcześniej harmonogramu.
  3. Zwiększenie wartości zamówienie nie może przekroczyć 50% szacunkowego wynagrodzenia określonego w Załączniku nr 2 do Umowy.
  4. Szkolenia realizowane są według harmonogramu znajdującego się w Załączniku nr 1 do Umowy.
  5. Na 3 dni przed ustalonym terminem szkolenia Zamawiający wysyła drogą elektroniczną wstępną listę uczestników szkolenia. Wykonawca będzie miał obowiązek zarezerwowania miejsc noclegowych oraz sal szkoleniowych w wielkości odpowiadającej przesłanej liście uczestników. Jeżeli szacunkowa liczba uczestników będzie wyższa od szacunkowej liczby uczestników danego szkolenia określonej w Załączniku nr 1 do Umowy, Wykonawca będzie musiał wyrazić zgodę na jej zwiększenie. Jeżeli w wyniku dużego zainteresowania szkoleniem, Zamawiający będzie chciał zwiększyć liczbę grup szkoleniowych, Wykonawca będzie musiał wyrazić na to zgodę.
  6. Na 3 dni przed ustalonym terminem szkolenia Zamawiający prześle drogą elektroniczną ostateczną liczbę uczestników szkoleń. Na jej podstawie będą następowały rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą. W tym samym terminie Zamawiający może zrezygnować z organizacji całego szkolenia. Zamawiający może też zwiększyć liczbę rezerwacji w porównaniu do rezerwacji dokonanej zgodnie z zapisami ust. 5. W takim przypadku Wykonawca musi wyrazić na to zgodę.
  7. W przypadku, gdy zgłoszony zgodnie z ust. 6 uczestnik lub uczestnicy szkolenia nie pojawią się na szkoleniu, Zamawiający płaci jedynie za pierwszy dzień szkoleniowy i nocleg  odwołanych rezerwacji osób. Podstawą dokonania zmian będzie powiadomienie za pomocą poczty elektronicznej.
  8. W przypadku, gdy niewywiązanie się przez Zamawiającego z zobowiązań, o których mowa w niniejszej umowie, spowodowane jest siłą wyższą -  Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności.
  9. Każde szkolenie będzie zamknięte protokołem odbioru opisującym wykonane usługi, który stanowi Załącznik nr 3 do Umowy.
  10. Podstawą do wypłaty wynagrodzenia będzie poprawnie wystawiona faktura zatwierdzona przez Zamawiającego. Wykonawca wystawi fakturę nie wcześniej niż w dniu podpisania protokołu odbioru o którym mowa w ust. 9.
  11. Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie przelewem na konto wskazane przez Wykonawcę w terminie 30 dni od daty otrzymania poprawnie wystawionej faktury,  o której mowa w ust. 10, pod warunkiem przekazania środków na konto Zamawiającego przez Partnera Wiodącego projektu. W przypadku wstrzymania opłacenia  faktury z powodu braku środków Zamawiający ma obowiązek udokumentowania tego przed Wykonawcą poprzez przedstawienie potwierdzonej przez bank informacji o stanie rachunku bankowego przeznaczonego dla projektu. Zamawiający opłaci zaległą fakturę niezwłocznie po otrzymaniu na rachunek projektu środków przekazanych przez Lidera projektu.
  12. Datą zapłaty jest data obciążenia rachunku Zamawiającego.
  13. W przypadku nienależytego wykonania usług będących przedmiotem Umowy Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości 10% wynagrodzenia brutto za szkolenie, które zostało nienależycie wykonane. Przez nienależyte wykonanie usług należy rozumieć wykonanie usług w sposób niezgodny z warunkami opisanymi w Załączniku 1, pod warunkiem, że zastrzeżenia dotyczące sposobu wykonania usługi zgłoszone będą przez Zmawiającego na piśmie najpóźniej ostatniego dnia danego szkolenia. Zamawiający jest zobowiązany przedstawić Wykonawcy swoje zastrzeżenia niezwłocznie w momencie ich identyfikacji, oraz powinien dać Wykonawcy czas na usunięcie przyczyn tych zastrzeżeń. Przy czym czas ich usunięcia nie może wpłynąć w rażący sposób na przebieg szkolenia.

§ 4 Termin obowiązywania umowy i warunki wypowiedzenia

  1. Umowa zawarta została na czas określony do dnia 31 grudnia 2017r.
  2. W przypadku rażących naruszeń postanowień Umowy przez jedną ze Stron, druga Strona wezwie pisemnie Stronę naruszającą postanowienia Umowy do usunięcia naruszeń postanowień Umowy wraz ze wskazaniem konkretnych zarzutów i terminu usunięcia naruszeń, nie krótszego jednak niż 7 dni roboczych. W przypadku nieusunięcia naruszeń w wyznaczonym terminie Strona może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym.
  3. W przypadku wypowiedzenia Umowy przez Zamawiającego w trybie określonym w ust. 2, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia roszczenia z tytułu poniesienia ewentualnej szkody zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego.
    1. W przypadku wypowiedzenia umowy przez Wykonawcę, w trybie opisanym w ust. 2, z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, Wykonawca zachowuje prawo do wynagrodzenia za usługi wykonane oraz prawo dochodzenia roszczenia z tytułu poniesienia ewentualnej szkody zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego.

§ 5 Siła wyższa

  1. Strony zgodnie ustalają, że nie będą ponosić odpowiedzialności za niewykonanie obowiązków z Umowy wynikających z siły wyższej.
  2. Dla potrzeb Umowy, siła wyższa oznacza zdarzenie określone – definiowane w Kodeksie Cywilnym.
  3. Wystąpienie i zakończenie zdarzeń powodujących siłę wyższą, zostanie natychmiast zakomunikowane drugiej Stronie, nie później jednak niż w ciągu 7 dni. Strona informująca o zaistnieniu siły wyższej jest zobowiązana określić zdarzenie, jego przyczyny oraz konsekwencje dla realizacji Umowy.
  4. Strona, która przekazała pisemne zawiadomienie będzie zwolniona z zobowiązań lub dotrzymania terminu swoich zobowiązań tak długo jak będzie trwało to zdarzenie i / lub jego skutki.
  5. W przypadku wystąpienia siły wyższej Strony zobowiązane są ustalić nowy termin wykonania przedmiotu Umowy lub podjąć decyzję o jej rozwiązaniu.
  6. Za opóźnienia wynikłe z wydarzeń spowodowanych siłą wyższą żadna ze Stron nie może żądać odszkodowania, rekompensaty lub udziału w naprawie szkód.

§ 6.Postanowienia końcowe

  1. Żadna ze Stron nie może przenieść na inną osobę praw wynikających z niniejszej Umowy lub innych stosunków prawnych wiążących Strony bez uprzedniej pisemnej zgody drugiej Strony. Strony oświadczają, że podzlecenie zgodnie z § 2 ust. 3 Umowy nie stanowi przeniesienia praw i obowiązków wynikających z Umowy.
  2. W kwestiach nieuregulowanych niniejszą Umową odpowiednie zastosowanie będą mieć  postanowienia Kodeksu cywilnego.
  3. Wszelkie spory wynikłe między Stronami w związku z zawarciem lub wykonaniem Umowy będą rozstrzygane wyłącznie przez sąd powszechny miejscowo właściwy dla Zamawiającego.
  4. Zmiana Umowy wymaga dla swej ważności formy pisemnej w postaci aneksu z wyłączeniem zmian w załącznikach.
  5. Zmiany w załącznikach dla swej ważności wymagają formy pisemnej i zgody obydwu stron.
  6. Wszelkie dotychczasowe umowy tak pisemne jak i ustne, które dotyczą przedmiotu niniejszej Umowy przestają obowiązywać z chwilą jej podpisania.
  7. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
  8. Integralną cześć Umowy stanowi:

a)      Załącznik 1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.

b)     Załącznik 2 Cennik szkoleń.

c)      Załącznik nr 3 Wzór protokołu odbioru szkolenia.

d)     Odpis KRS Wykonawcy.

e)      Odpis KRS Zamawiającego.

 

 

Wykonawca                                                                                                   Zamawiający

 

Zapytanie ofertowe dot.usługi hotelowej 10.08.2017