Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru dostawcy usług cateringowych na terenie całego kraju, na potrzeby szkoleń w ramach projektu „Program wzmocnienia efektywności systemu nadzoru pedagogicznego i oceny jakości pracy szkoły, etap 3”.

Warszawa, 09/07/2015r.

I.    ZAMAWIAJĄCY:
Era Ewaluacji Sp. z o.o.
ul. Żurawia 26/4
00-515 Warszawa

II.    PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług gastronomicznych na terenie całego kraju w ramach projektu „Program wzmocnienia efektywności systemu nadzoru pedagogicznego i oceny jakości pracy szkoły, etap 3”, realizowanego przez Erę Ewaluacji Sp. z o.o. w partnerstwie z Ośrodkiem Rozwoju Edukacji oraz Uniwersytetem Jagiellońskim w ramach III Priorytetu Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Działanie 3.1 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
Zamawiający w okresie 17 sierpnia – 30 listopada 2015r. planuje na terenie całego kraju przeprowadzić ok 240 szkoleń dla rad pedagogicznych szkół. Szkolenia będą odbywały się we wszystkich województwach w kraju. Terminy szkoleń oraz miejsce (miejscowość) ich organizacji będą każdorazowo uzgadniane między Zamawiającym a Wykonawcą w okresie nie krótszym niż na 7 dni przed planowym szkoleniem. Szkolenia będą organizowane w szkołach danej rady pedagogicznej. Wykonawca będzie miał w obowiązku zapewnić catering dla uczestników szkoleń rozumiany jako dwudaniowy obiad oraz serwis kawowy. Obiad będzie podany w formie bufetu lub podany do stołu. Obiad i przerwa kawowa nie mogą być podane w jednorazowych naczyniach (plastik, tektura, itp.). Obiad musi zostać podany o godzinie wcześniej ustalonej z Zamawiającym. Powinien być gotowy do podania min. 15 minut przed zaplanowanym czasem podania. Wykonawca w czasie obiadu zapewni co najmniej jedną osobę do obsługi (podanie posiłku oraz zebranie naczyń po nim jak również zabranie naczyń z daniami w przypadku bufetu). Wykonawca zapewni uczestnikom szkolenia serwis kawowy rozumiany jako dostęp w ciągu całego szkolenia do ciepłej kawy z ekspert przelewowego lub ciśnieniowego (kawa nie może być robiona na bazie kawy rozpuszczalnej) i herbaty, wody (min. 0,5 l na osobę), soków owocowych (100%), owoców i ciastek. Każde ze szkoleń będzie jednodniowe. Czas trwania szkolenia to ok. 6 godz. (5 godz. zajęć oraz 1 godz. przerwy obiadowej). Godzina rozpoczęcia i zakończenia szkolenie oraz godzina podania obiadu będzie każdorazowo ustalana i Wykonawca będzie informowany o niej w czasie nie krótszym niż 5 dni przed szkoleniem. Szkolenia odbywać się będą w dniach poniedziałek – sobota. W każdym ze szkoleń weźmie udział ok. 15 – 25 osób. W tym samym terminie możliwe jest zorganizowania więcej niż jednego szkolenia (w dwóch lub więcej różnych miejscowościach).
Powyższe szkolenia są w większości szkoleniami zewnętrznymi i ich uczestnicy (szkoły) zgłaszają się na nie indywidualnie. Tym samym Zamawiający nie ma wpływu na ostateczną liczbę szkół do przeszkolenia oraz wielkości grup.  Ich liczba przedstawiona powyżej wynika z szacunków będących połączeniem założeń metodologicznych (liczba uczestników w grupie) oraz dotychczasowych doświadczeń. Ty samym Zamawiający nie gwarantuje iż zrealizuje w pełni powyższe założenia.  Tym samym Wykonawca otrzyma wynagrodzenie wyłącznie za rzeczywiste wykorzystanie poszczególnych elementów usługi.
Słownik Zamówień (CPV):
- 55300000-3 – usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków.

III.    TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA:
Usługa będzie świadczona w okresie od dnia podpisania umowy do 30 listopada 2015r.

IV.    WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:
1.    Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Wykonawcą a Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, polegające w szczególności na:
- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
- posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
- pozostawania w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
2.    Wykonawca musi zapewnić kompleksowo usługę, o której mowa w pkt. II Zapytania ofertowego. Wykonawca może korzystać z usług podwykonawców, jakkolwiek odpowiada za nie jak za swoje.
3.    Wykonawca musi posiadać doświadczenie w organizowaniu cateringu na szkoleniach lub konferencjach. Oferent musi wykazać się doświadczeniem polegającym na zorganizowaniu w ciągu ostatnich 2 lat min. 3 usług zapewnienia cateringu na szkoleniach lub konferencjach dla min. 25 osób każdy.
4.    Wykonawca musi posiadać aktualną polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, na sumę ubezpieczeniową nie niższą niż 50 000,00 PLN. Posiadanie polisy ubezpieczeniowej będzie weryfikowane w momencie podpisywania umowy. Okres obowiązywania polisy nie może krótszy niż okres realizacji usługi.

V.    DOKUMENTY WYMAGANE PRZY ZŁOŻENIU OFERTY:
1.    Wypełniona oferta cenowa na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, z podpisanymi oświadczeniami.
2.    Do oferty powinny zostać dołączone referencje potwierdzające właściwie wykonane usługi, o których mowa w pkt. IV.3. (np. w formie skanu w przypadku ofert składanych elektronicznie, lub kopii w przypadku złożenia oferty pocztą, kurierem lub osobiście).

VI.    KRYTERIUM OCENY OFERTY:

Cena = 100 pkt.

VII.    SPOSÓB OCENY OFERT:
Punkty za kryterium „cena” zostaną obliczone wg następującego wzoru:

Cena ofertowa brutto oferty najtańszej / Cena ofertowa brutto oferty badanej X 100 = ilość punktów

VIII.    OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY:
1.    Oferta musi być sporządzona w języku polskim, na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1.
2.    Wartość oferty musi być wyrażona w cenach brutto w PLN dla całości zamówienia oraz dla cen jednostkowych, zgodnie z Załącznikiem nr 1.
3.    Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych oraz częściowych.
4.    Zamawiający poprawi w ofertach błędy rachunkowe. Podstawą do poprawienia błędów rachunkowych będą ceny jednostkowe podane przez Oferentów.
5.    Złożenie oferty niepoprawnej formalnie (oferty wariantowej lub częściowej, bez podania cen brutto, nie wypełnionej we wszystkich częściach formularza ofertowego, nie odpowiadającej specyfikacji określonej w części II, bez wymaganych załączników, etc.) skutkować będzie odrzuceniem oferty.

IX.    TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT:
1.    Ofertę można składać w formie elektronicznej na adres: a.domanski@eraewaluacji.pl,osobiście, kurierem lub pocztą tradycyjną na adres:
Era Ewaluacji Sp. z o.o.
ul. Żurawia 26/4
00-515 Warszawa
2.    Ofertę należy złożyć do dnia 24 lipca 2015r. O terminie wpłynięcia oferty decyduje data dostarczenia oferty do siedziby Zamawiającego lub dotarcie oferty na ww. adres e-mail. Oferty składane osobiście przyjmowane będą do godz. 16:00.
3.    Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

X.    TRYB UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ:
1.    Każdy Oferent ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści przedmiotowego zapytania ofertowego w terminie do 17 lipca 2015r. Pytania Oferenta muszą być sformułowane na piśmie i wysłane elektronicznie na adres e-mail: a.domanski@eraewaluacji.pl.
2.    Zamawiający niezwłocznie udzieli odpowiedzi i odeśle ją w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w zapytaniu.

XI.    TRYB I TERMIN OGŁOSZENIA WYNIKÓW POSTĘPOWANIA:
1.    Wszyscy Oferenci, którzy złożą swoje oferty zostaną powiadomieni o wynikach postępowania, a wybrany Oferent dodatkowo zostanie poinformowany o terminie i miejscu podpisania umowy.
2.    Wyniki wyboru Oferenta zostaną wysłane najpóźniej w dniu 29 lipca 2015r.

XII.    UWAGI:
1.    Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.).
2.    Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności w rozumieniu Wytycznych Zasady Finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
Załącznik nr 2 – Wzór umowy