Zapytanie ofertowe dotyczące całościowego opracowania graficznego, składu, redakcji i korekty językowej podręcznika dla uczestników szkoleń w ramach projektu „Program wzmocnienia efektywności systemu nadzoru pedagogicznego i oceny jakości pracy szkoły etap 3”.

Warszawa, 27/01/2015r.

I.    ZAMAWIAJĄCY:
Era Ewaluacji Sp. z o.o.
Ul. Żurawia 26/4
00-515 Warszawa

II.    PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:
1.    Przedmiotem zamówienia jest całościowe opracowanie graficzne podręcznika wraz z okładką na potrzeby wersji drukowanej oraz do publikacji jako interaktywna aplikacja, przygotowanie składu oraz redakcji i korekty językowej podręcznika, dla uczestników szkoleń w ramach projektu „Program wzmocnienia efektywności systemu nadzoru pedagogicznego i oceny jakości pracy szkoły etap 3”.

2.    Przewidziane do wykonania czynności obejmują:
a)    Przygotowanie całościowego projektu graficznego podręcznika wraz okładką. Zamówienie obejmuje przygotowanie projektu graficznego dla wersji do druku i w wersji do publikacji jako interaktywna aplikacja (zwaną dalej „wersją elektroniczną podręcznika”). Publikacja będzie kierowana do dyrektorów szkół i placówek oraz  nauczycieli. Będzie zawierać treści związane z ewaluacją pracy szkoły oraz narzędzia badawcze do ich prowadzenia. Docelowo podręcznik będzie miał również wersję elektroniczną – interaktywną. Niniejsze zamówienie nie przewiduje stworzenia działającej aplikacji pod względem informatycznym, a jedynie przygotowanie jej projektu graficznego wraz z opisem funkcjonalności. Publikacja będzie składać się z:
•    okładki;
•    stron wstępnych (strony tytułowe, stopka redakcyjna, spis treści, etc.);
•    informacji na temat projektu nadzoru pedagogicznego;
•    wstępu teoretycznego zawierającego: podstawowe informacje na temat ewaluacji w edukacji; opis metod badawczych; opis procesu i przedmiotu ewaluacji;
•    11 rozdziałów/modułów zawierających – każdy z nich – 2-3 odrębne projekty ewaluacji szkoły lub innej placówki edukacyjnej. Każdy rozdział/moduł będzie dotyczył jednego z wybranych obszarów ewaluacji w szkole i będzie składał się z: wstępu; 2-3 projektów ewaluacji wraz z narzędziami badawczymi; przykładów dobrych praktyk; cytatów nauczycieli;
•    z dodatkowego materiału edukacyjnego dla czytelników – plakatu zawierającego  infografikę (dotyczy tylko wersji papierowej). Zamawiający dopuszcza propozycję Wykonawcy dotyczące formy materiału edukacyjnego jednak ostateczna decyzja należy do Zamawiającego.
Każdy z 11 rozdziałów/modułów musi być graficznie wyodrębniony (np. poprzez zastosowanie innej kolorystyki, charakterystycznej dla danego rozdziału grafiki, etc.). W projekcie publikacji w wersji do druku Wykonawca powinien zaplanować w miejsce na umieszczenie kodów QR, które będą odsyłały czytelnika do  odpowiednich fragmentów wersji elektronicznej podręcznika.

Zadaniem Wykonawcy będzie przygotowanie layoutu publikacji oraz okładki. Projekt graficzny będzie w kolorze. Okładka musi być spójna z opracowaniem graficznym całości podręcznika. Projekt graficzny powinien powstać w dwóch wersjach: wersji do druku oraz w wersji elektronicznej (zadaniem Wykonawcy nie będzie stworzenie aplikacji, a jedynie opracowanie jej projektu graficznego).    Wykonawca będzie miał dowolność w opracowaniu formatu publikacji drukowanej. Wszystkie propozycje Wykonawcy będą każdorazowo musiały uzyskać akceptację Zamawiającego. Do zadań Wykonawcy będzie należało opracowanie graficzne tekstu, zdjęć, schematów, rysunków. Grafiki, schematy i rysunki będą przygotowane przez Wykonawcę na podstawie dostarczonych przez Zamawiającego materiałów lub będą opracowywane przez Wykonawcę na podstawie dostarczonych tekstów i wskazówek Zamawiającego. Projekt graficzny wersji elektronicznej podręcznika musi być spójny pod względem formy graficznej z wersją do druku; jednak dodatkowo musi uwzględniać takie elementy jak dodatkowy tekst, filmy video, interaktywne linki, animacje niektórych grafik, animacje zakładek, etc. Zamawiający przewiduje, że publikacja będzie liczyła ok. 200 stron (w dużej mierze będzie oparta na grafikach, schematach, z małą ilością dużych bloków tekstu). W tym publikacja będzie obejmować:
- rysunki kolorowe, o tematyce edukacyjnej, odnoszące się do tekstu, włamane w tekst. Rysunki muszą być każdorazowo konsultowane w Zamawiającym;
- schematy w kolorze, dane do schematów zostaną dostarczone przez Zamawiającego razem z tekstem. Podpisy pod schematami. Schematy muszą być każdorazowo konsultowane w Zamawiającym;
- zdjęcia, Wykonawca będzie musiał zakupić prawa do wykorzystania zdjęcia w bezpłatnej publikacji jakim będzie podręcznik, zdjęcia muszą być związane z edukacją oraz każdorazowo konsultowane w Zamawiającym.

Publikacja ma w sposób przejrzysty  przekazywać zamieszczone w niej treści. Grafiki mają pomagać odbiorcom zrozumieć jej treść oraz nadać publikacji atrakcyjność wizualną.

b)    Redakcja i korekta językowa. Na podstawie materiałów dostarczonych przez Zamawiającego w formie elektronicznej (format .doc lub .docx). Objętość tekstu do publikacji to około 200 000 znaków ze spacjami. Korekta zostanie przeprowadzona trzykrotnie: przed złamaniem tekstu na wersji word oraz po złamaniu (etap 1 i 2), a następnie po złamaniu tekstu na etapie 3. Wykonawca każdorazowo zastrzega sobie prawo do 5 dni na zapoznanie się i zaakceptowanie poprawek i zmian będących wynikiem redakcji i korekty językowej tekstu.
c)    Skład (redakcja techniczna).
d)    Wykonawca będzie współpracował z drukarnią wskazaną przez Zamawiającego w zakresie właściwego przygotowania całości materiału do druku.
e)    Całość publikacji a zwłaszcza jej strona graficzna musi być przystosowana do wykorzystania jej na potrzeby stworzenia podręcznika interaktywnego, co nastąpi w kolejnym etapie pracy nad nim.
f)    Opracowanie specyfikacji informatycznej na wykonanie elektronicznej wersji podręcznika.
g)    Opracowanie części specyfikacji na druk podręcznika w zakresie wynikającym z projektu graficznego (m.in. format, papier itp.).
h)    Przekazanie wersji drukowanej do drukarni wskazanej przez Zamawiającego.

3.    Sposób realizacji zamówienia.
a)    Ze względu na specyfikę zamówienia praca nad projektem podręcznika wymagać będzie ścisłej współpracy (konsultacje i akceptacje) Wykonawcy z Zamawiającym. Wykonawca weźmie udział w co najmniej pięciu spotkaniach z Zamawiającym. Na pierwszym spotkaniu, na początku realizacji zamówienia, Zamawiający przedstawi i przedyskutuje z Wykonawcą koncepcję projektu (etap 1 realizacji Zamówienia). Na tym spotkaniu zostaną ustalone terminy kolejnych czterech spotkań.
b)    Realizacja zamówienia nastąpi w trzech etapach:
- 1 etap – od dnia podpisania umowy do 25 lutego 2015r. – opracowanie części specyfikacji na druk podręcznika w zakresie wynikającym z projektu graficznego (m.in. format, papier itp.).
- 2 etap – od dnia podpisania umowy do 16 marca 2015r. – przygotowanie całości projektu graficznego publikacji w wersji do druku (wraz z redakcją i korektą językową oraz redakcją techniczną podręcznika) w oparciu o wytyczne przedstawione przez Zamawiającego i udostępnienie jej Zamawiającemu w formacie pozwalającym na druk. Publikacja zostanie poddana konsultacjom i ocenie przez uczestników konferencji. Po zebraniu informacji zwrotnej nastąpi realizacja 3 etapu.
- 3 etap – od dnia 15 kwietnia do 30 maja 2015r. – Zamawiający przedstawi Wykonawcy propozycje zmian i modyfikacji. Wykonawca uwzględni je i naniesie na projekt publikacji (wersja do druku), oraz przygotuje całościowy projekt graficzny publikacji wersji elektronicznej podręcznika. Do końca tego etapu Wykonawca opracuje specyfikację informatyczną na wykonanie elektronicznej wersji podręcznika. Projekt graficzny wersji elektronicznej podręcznika powinien uwzględniać korzystanie z aplikacji zarówno na komputerach jak i innych urządzeniach mobilnych (smartfony, tablety).

4.    Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
-  79822500-7 – usługi projektów graficznych
- 79822000-2 – usługi składu

III.    TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA:
Usługa z uwzględnieniem terminów z pkt. II.3 Zapytania ofertowego musi być wykonana w całości od dnia podpisania umowy do 30 maja  2015r.

IV.    WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:
1.    O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy świadczą usługi opracowania graficznego, składu, redakcji i korekty językowej w zakresie odpowiadającym zakresowi zlecenia opisanym w rozdziale 2 oraz posiadają niezbędne doświadczenie w realizacji podobnych zleceń. Niezbędne doświadczenie oznacza, że Wykonawca w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał co najmniej 3 usługi polegające na wykonaniu projektu okładki, opracowaniu graficznym, składzie, redakcji i korekty językowej książek/podręczników. Oferenci będą musieli wskazać w ofercie osoby, które w ramach zlecenia będą odpowiadały za korektę językową oraz opracowanie graficzne publikacji. Tym samym osoby te muszą spełniać wymóg minimalnego doświadczenia (korekty językowej min. 3 publikacji; projektów graficznych min. 3 publikacji).  Osoba wskazana w ofercie odpowiedzialna za korektę językową poza warunkiem doświadczenia opisanym wyżej musi posiadać wykształcenie wyższe polonistyczne. Osoba wskazana w ofercie odpowiedzialna za przygotowanie projektu graficznego będzie musiała brać udział w spotkaniach roboczych, o których mowa w pkt. II.3.a.
2.    O udzielenie zamówienia nie mogą się ubiegać wykonawcy powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Wykonawcą a Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, polegające w szczególności na:
- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
- posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
- pozostawania w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

V.    KRYTERIUM OCENY OFERTY:
Kryterium                                  Maksymalna ilość punktów
1.   Cena brutto                                    40 pkt.
2    Ocena jakości portfolio Oferenta    50 pkt.

3    Ocena harmonogramu prac           10 pkt.

Sposób oceny ofert:
1.    Punkty za kryterium „Cena brutto druku” zostaną obliczone wg następującego wzoru:

Cena ofertowa brutto oferty najtańszej / Cena ofertowa brutto oferty badanej X 40 = ilość punktów

2.    Ocena jakości portfolio Oferenta.

Każdy Oferent wraz z ofertą przedstawi 3 wybrane przez siebie przykłady własnych publikacji (książki/podręczniki/broszury/foldery). Powołana zostanie Komisja Konkursowa składająca się z: Superwizora szkoleń projektu oraz współautora narzędzi badawczych do podręcznika. Każdy z członków Komisji obejrzy materiał otrzymany od Oferentów. Każdy z członków Komisji  przyzna punkty każdemu z Oferentów według następującego klucza:
a)    Walory szaty graficznej. Pod uwagę brane będą: atrakcyjność materiału, estetyka wykonania, oryginalność. Każdy z członków komisji będzie mógł przyznać od 0 do 25 pkt.
b)    Wykorzystanie grafik, schematów i zdjęć w publikacji. Pod uwagę brane będą: komunikatywność, przydatność grafik dla tekstu publikacji. Każdy z członków komisji będzie mógł przyznać od 0 do 25 pkt.
Każdy z członków Komisji dokona oceny portfolio Oferenta. Punkty zostaną zsumowane a następnie podzielone przez liczbę 2 co da końcową liczbę punktów w kryterium oceny „Ocena jakości portfolio Oferenta”.
3.    Ocena harmonogramu prac.
Na podstawie przedstawionego przez Oferenta harmonogramu prac, Zamawiający oceni realistyczność harmonogramu, zgodność z terminami podanymi w treści zapytania ofertowego, uwzględnienie konsultacji między Wykonawcą a Zamawiającym, czas niezbędny do wykonania wysokiej jakości produktu . Wykonawca każdemu Oferentowi w powyższym kryterium będzie mógł przyznać od 0 do 10 pkt.

VI.    OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY:
1.    Oferta musi być sporządzona w języku polskim, pismem czytelnym (maszynowym, komputerowym, etc.).
2.    Oferta musi być złożona na formularzu ofertowym, który stanowi załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
3.    Do oferty zostanie dołączony wykaz wykonanych 3 usług polegające na wykonaniu projektu okładki, opracowaniu graficznym, składzie redakcji i korekty językowej książek/podręczników, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie (referencje/rekomendacje).
4.    W formularzu ofertowym Oferenci będą musieli wskazać osoby, które w ramach zlecenia będą odpowiadały za korektę językową oraz opracowanie graficzne publikacji.
5.    W formularzu ofertowym Oferenci będą musieli przedstawić harmonogram prac, który będzie podlegał ocenie. Zaproponowany przez Oferenta harmonogram prac zostanie uwzględniony w Umowie.
6.    Do oferty zostanie dołączone portfolio Oferenta składające się z 3 wybranych przez siebie przykładów własnych publikacji (książki/podręczniki/broszury/foldery). Materiał może być dostarczony w formie elektronicznej np. płycie CD/DVD lub w wersji wydrukowanej.
7.    Wartość oferty musi być wyrażona w cenach brutto w PLN dla cen jednostkowych oraz dla całości zamówienia.
8.    Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych.
9.    Zamawiający poprawi w ofertach błędy rachunkowe. Podstawą do poprawienia błędów rachunkowych będą ceny jednostkowe podane przez Oferentów.
10.    Złożenie oferty niepoprawnej formalnie (oferty wariantowej, bez podania cen brutto, nie wypełnionej we wszystkich częściach formularza ofertowego, nie odpowiadającej specyfikacji określonej w części II, bez wszystkich wymaganych załączników, etc.) skutkować będzie odrzuceniem oferty.

VII.    TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT:
1.    Ofertę można składać pocztą tradycyjną, kurierem lub osobiście na adres:
Era Ewaluacji Sp. z o.o.
Ul. Żurawia 26/4
00-515 Warszawa
2.    Ofertę należy złożyć w/do dnia 10 lutego 2015r. O terminie wpłynięcia oferty decyduje data dostarczenia oferty do siedziby Zamawiającego. Oferty składane osobiście przyjmowane będą do godz. 16:00.
3.    Oferty złożone po terminie  nie będą rozpatrywane.

VIII.    TRYB UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ:
1.    Każdy Oferent ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści przedmiotowego zapytania ofertowego w terminie do 03 lutego 2015r. Pytania Oferenta muszą być wysłane na adres e-mail: a.domanski@eraewaluacji.pl
2.    Zamawiający niezwłocznie udzieli odpowiedzi i odeśle ją w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w zapytaniu.

IX.    TRYB I TERMIN OGŁOSZENIA WYNIKÓW POSTĘPOWANIA:
1.    Wszyscy Oferenci, którzy złożą swoje oferty zostaną powiadomieni o wynikach postępowania, a wybrany Oferent dodatkowo zostanie poinformowany o terminie i miejscu podpisana umowy.
2.    Wyniki wyboru Oferenta zostaną wysłane najpóźniej w dniu 13 lutego 2015r.

X.    UWAGI:
1.    Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.).
2.    Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności w rozumieniu Wytycznych Zasady Finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy

Załącznik nr 2 – Wzór umowy